Запослени на свим нивоима ће можда морати да напишу меморандуме о објављивању (који се обично називају меморандуми) као део свог посла. Писање ефективних белешки позитивно се одражава на особу која их је написала, јер је то знак добрих комуникацијских вјештина. Обавјештења за запослене дају позитивне и негативне вијести запосленима у цијелој организацији. Огласи за промоцију и отварање нових радних мјеста се често примају узбуђено, док промјене у политици и смањења објава могу изазвати анксиозност и стрес. Израда чврсте поруке помаже да се поруке јасно и позитивно испоруче.
Идентификујте кључну поруку коју покушавате да пренесете. Размислите о томе да ли ће вијести бити добродошле или не, и искористите ове информације да бисте одлучили како најбоље обликовати поруку која се доставља. Негативне поруке ће требати више информација о томе зашто се нешто ради, док се позитивне поруке могу фокусирати на вијести које се достављају без додавања детаљних информација о позадини догађаја.
Научите како су четири основне компоненте меморандума. Најбољи меморандуми се држе прихваћеног формата признатог у пословном писању. На тај начин писци мемоа остају неутрални у својим најавама и не изгледају пристрасно. Меморандуми садрже четири кључна дијела: наслов, отварање, тијело и закључак.
Направите наслов. Наслови обухватају четири главна одељка: до, од, датума и теме. Поље “То:” укључује листу прималаца и њихових радних места. Поље “Фром:” укључује име и наслов особе из које је меморандум. Поље „Датум:“ је најчешће датум када је допис достављен, у односу на датум када је састављен или креиран. Поље „Предмет:“ каже примаоцима сврху белешке. Ова поља су слична пољима која се обично користе у порукама е-поште, а сваки од њих се појављује на следећи начин:
До: Од: Датум: Тема:
Напишите уводно писмо. Почетни параграф се фокусира на сврху комуникације. укључујући све основне информације које су потребне како би се примаоцима помогло да разумију саопштење које је сачињено.
Напишите тело белешке. Тело укључује све детаљне информације које примаоци треба да знају. Промоције могу укључивати информације о новом послу и одговорностима запосленог, као и када ће преузети нову улогу. Промјене политике требају укључивати информације о томе када ће нова политика постати дјелотворна и како ће она утјецати на запосленике.
Напишите закључак дописа. Добар закључак говори запосленима шта треба да ураде да би се припремили за промене.
Одвојите мало времена од дописа и вратите се на њега да бисте га уредили свјежим очима. Добро написане белешке не садрже граматичке грешке и пружају јасне поруке.
