Писма су најбољи начин да се осигура да су запосленици или клијенти обавијештени о промјени правила. Људи имају тенденцију да игноришу знакове и е-поруке јер су бомбардовани са толико реклама и е-маил порука сваки дан. Писма, с друге стране, је теже игнорисати јер су повезана са формалностима и важним порукама. Писма обавештења су једноставна за писање и веома делотворна.
Убаците меморандум компаније у штампач. Већина компанија има политику да званична комуникација мора бити на заглављу јер помаже у преношењу идеје о досљедности и ауторитету.
Отворите писмо тако што ћете откуцати датум. Ако писмо иде појединцу, упишите име и адресу примаоца. Ако ће писмо бити део масовног слања сличних обавештења, немојте уносити име, нити користити функцију спајања поште на вашем програму за обраду текста да бисте убацили имена.
Писмо започните тако што ћете откуцати "Поштовани господине / госпођице. (Име)", а затим двоточку, или за опћенитију пошту "Поштовани драги клијент" или слично.
Започните писмо кратким објашњењем ситуације. Ако пишете да бисте дали лоше вести, као у обавештењу о закашњелим књигама или прошло дуже рачуне, објасните за шта је рачун био и колико је касно. Ако пишете да обавијестите купце о промјени правила, објасните проблем који је створио потребу за промјеном политике.
Објасните објашњење јасно и језгровито, тако да прималац неће пропустити поруку. Наведите релевантне датуме када ће политика ступити на снагу.
Дајте информације о активностима као што су било какви рокови или процедуре које прималац писма треба да слиједи. Наведите своје контакт информације у случају да имају питања.
Затворите писмо захваљујући запосленику или клијенту за његову пажњу и упишите своје име. Пријавите се у простор изнад вашег имена.
Савети
-
Чувајте писмо и чињенице. Ако се превише испричате, клијенти или запослени могу ово протумачити као индикацију да могу да се позову на обавештење или промену политике.
