Писмо о непредвиђеним догађајима укључује планове и процедуре које ће одељење за пословање пратити ако се нешто догоди што би могло позитивно или негативно утицати на пословање компаније. У писму би се објаснило како реаговати на пожар или губитак података - или на неочекивану срећу, као што је велика наруџба. Док свеобухватни план за непредвиђене ситуације за целокупан бизнис може да обухвати бројне одељења, писма о непредвиђеним ситуацијама фокусирају се на проблеме са којима се може суочити појединачно одељење и оцртава план за решавање тих проблема.
Процеси и задаци
Сваки супервизор одељења треба да припреми писмо за случај непредвиђених околности које детаљно описују пословне процесе и задатке које надгледа. Ово писмо треба да садржи све што одељење ради, сваку особу са којом комуницира, које испоруке пружа и када представља резултате. На пример, писмо за непредвиђене случајеве за рачуноводствени одјел мора показати како рачуноводствени одјел комуницира са одјелом продаје како би биљежио потраживања и начине комуникације с одјелом набавке како би пратио плаћање рачуна, као и начин на који одјел доставља мјесечне извјештаје о приходима и квартално пореске пријаве.
Фаилуре Поинтс
Писмо о непредвиђеним ситуацијама треба да садржи тачке неуспеха у сваком процесу. То су догађаји који могу ометати завршетак процеса или задатка. Тачке неуспеха се могу кретати од природних катастрофа до катастрофалних губитака података до једноставних неспоразума између сарадника. Писмо о непредвиђеним ситуацијама које указује на тачке неуспеха рачуноводственог одељења могу укључивати изостављање недељних фактура продаје или падове хард диска који бришу важне финансијске извештаје.
Вероватноћа и утицај
Следећи део писма о непредвиђеним догађајима описује вероватноћу да би се могле појавити тачке неуспеха и утицај који би такви недостаци имали на операције. Писмо може да покаже како неке тачке неуспеха имају велику вероватноћу, али представљају минималну претњу, док друге тачке неуспеха могу бити веома невероватне, али доносе разорне последице. Писмено писмо за аутоматизовани систем вођења евиденције рачуноводственог одељења може показати малу вјероватноћу неуспјеха да се подаци о компанији ажурирају, али у писму се такођер може показати како неуспјех у овом систему може имати озбиљан утјецај на пословање одјела.
Акциони план за ванредне ситуације
Писмо о непредвиђеним догађајима ће садржати акциони план који описује кораке које ће одјел подузети ако дође до точке неуспјеха како би одјел могао радити око точке неуспјеха док је извршио потребан задатак. Мада акције наведене у писму за случај непредвиђених околности можда нису најефикаснији или најприкладнији начин за извршење задатка, они обављају посао. Акциони план у писму о непредвиђеним ситуацијама рачуноводственог одељења може укључити кораке за коришћење књига књига и калкулатора у случају губитка података са срушеног чврстог диска.
