Било да сте запослени који пише извештај за свог шефа, или власник предузећа који је поднео извештај вашем генералном директору, најбољи алат је оквир за "зашто-како-како". Зашто пишете овај извештај? Које информације читалац треба да зна? Како ћете представити своје препоруке или закључке? Праћење ове структуре ће дати логичан ток вашем документу. То ће дати вашем шефу или извршном директору прецизне информације потребне за доношење добро информисане пословне одлуке.
Фокус на зашто
Схватите зашто пишете извештај. Од суштинске је важности да будете јасни у вези са сврхом извештаја, иначе можете да своје писање прилагодите погрешној публици или да изоставите важне информације. Поставите питања ако је потребно. Ако се извештај дистрибуира у више одељења, размотрите да ли треба да укључите појединачне делове који се односе на питања сваког одељења.
Одлучите које информације укључити
Прикупите информације које су вам потребне, као што су финансијски подаци, графикони и графикони. Разговарајте са људима чија су мишљења релевантна за ваш извештај. Затим одлучите о најважнијим тачкама или тачкама за које мислите да публика треба да зна. Почните са писањем неколико параграфа који наглашавају истакнуте тачке, или структуришете своје информације у листу ставки.
Одлучите како представити своју препоруку
Дајте извјештај наслов. Укратко опишите детаље задатка или разлог писања извештаја. Опишите свој начин прикупљања информација. Организујте тело извештаја логично, на пример, у складу са основним темама. Обавезно укључите довољно информација да бисте показали да сте детаљно истражили тему. Завршите извештај са вашим закључком или препоруком, на основу ваших налаза.
Додајте резиме
Вратите се на почетак вашег извештаја и додајте параграф или два који сумирају главне тачке извештаја. Алтернативно, користите метке за структурирање ваших идеја. Извршни резиме може бити све што ваш шеф има времена да прочита, тако да свакако укључите све релевантне информације. Укратко, о чему се ради у извештају? Који су главни налази? Шта предлажете или препоручујете? Шта се даље дешава? Уредите свој сажетак док не достави суштину вашег извјештаја у року од једног или два минута.
Форматирајте извештај
Ако постоји водич за стил компаније, пазите да га пратите. У супротном, форматирајте извештај у лако читљивом облику, чинећи копију што је могуће једноставнијом за скенирање. Користите јасне наслове за одвојене теме; ово олакшава вашем шефу да пронађе релевантну страницу у извештају. Размислите о истицању важних чињеница великим фонтом или масним словима. Организујте финансијске извештаје, штампане материјале или друге пратеће документе у додатку на крају извештаја.
Проверите и проверите
Проверите у извештају исправан правопис и граматику. Онлине провјере правописа и провјере граматике су корисне, али не допуштају увијек контекст.Ако је могуће, нека неко прочита извештај оштро за грешке. Замолите лектора да критикује извештај уопште. Да ли сте оставили мисао недовршеном? Да ли сте доследно користили индустријску терминологију? Да ли је лако разумети? Не покушавајте да импресионирате својим звезданим речником - тежите јасности уместо тога.
