Професионалци, као што су рачуновође и адвокати, често пишу писма клијентима о важним пословним питањима. Фирма мора слиједити одређене процедуре како би произвела јасна и учинковита писма клијената. Професионалци пишу писма клијената за више циљева, укључујући добродошлицу новом клијенту, расправу о пословној ствари или давање савјета. Пишите професионално писмо клијента и олакшајте његово читање, са јасном сврхом коју ће читалац разумети.
Усе леттерхеад. Већина професионалних фирми користи меморандуме за сва писма, укључујући и она за клијенте. Заглавље садржи назив фирме, адресу и број телефона.
Адреса писма. Када пишете писмо клијенту, напишите га директно особи наводећи име особе. Може почети ријечју “Драга”, иза које слиједи име особе или ријеч “То.” Укључити датум на врху писма.
Писмо започните кратким уводом. Нека увод буде пријатан и разговорљив. Захвалите клијенту на коришћењу ваше фирме и наведите разлог писма.
Развијте тело писма. Овај дио писма садржи информације за сврху писма. Може да садржи савете или друге информације релевантне за клијента.
Избегавајте коришћење термина које би разумели само професионалци у вашем пољу. Адвокати и рачуновође често користе појмове који су специфични за њихову област, али клијентима могу бити непознати. Изаберите речи које су јасне свакој особи, без обзира на њихову позадину.
Замолите клијента да позове са питањима. Позив за контактирање фирме за додатну помоћ и информације је стандардни дио свих писама клијента.
Потпиши писмо. Укључите свој потпис на дно писма и пошаљите документ клијенту.
