Када водите бизнис, понекад морате да кажете не клијенту, продавцу или сараднику. Ако то урадите на професионалан начин, можете задржати добар однос.
Презентација професионалног писма
Саставите своје писмо на меморандуму или стационарној фирми и пошаљите писмо од најприкладније особе у вашој организацији. Ако постоји број жалбе корисника, број наруџбенице или рачун за референцу, укључите га у своју кореспонденцију.
Изнесите свој случај
Водећи са позитивном нотом, као што је захвалити клијенту за његов или њен захтев, онда одмах пређите на ствар. На пример: „Хвала вам на вашем покровитељству и вашем недавном писму у вези са статусом гаранције на вашу видео камеру КСИЗ. Након опсежног истраживања, открили смо да нисмо у могућности да испоштујемо гаранцију на вашу видео камеру како је затражено."
Бацк Уп Иоур Ратионале
Наведите разлог зашто одбијате захтјев клијента. На пример, цитирајте политику компаније, прегледајте најважније ставке случаја или на други начин сумирате шта је иза ваше одлуке. Укључите прилоге ако је потребно, као што су копије уговора, гаранције или друге папирологије које подржавају вашу позицију. На пример: „Као што ћете видети у приложеном уговору о гаранцији, ова политика пуне услуге била је на снази током првих 12 месеци власништва. Према нашим записима, купили сте камеру пре три године, чинећи данашњу тврдњу неоправданом."
Понудите компромис
У неким случајевима, нема места за компромис или за проширење маслинове гранчице, али ако желите да задржите пословање клијента низ пут, понудите неку врсту концесије да би ублажили ударац. На пример, „Желимо да вам понудимо 25% попуста на куповину нове видео камере“, или „Приложено, пронађите поклон картицу од 50 УСД која се може искористити за било коју куповину електронике у нашој продавници“.
Остале врсте одбијања
У току вођења вашег пословања, можда ћете морати да одбијете услове уговора са продавцима, одбијете захтеве за запослене за време одмора или на други начин пишете професионалну кореспонденцију са другим пословним сарадницима. Слиједите исте опће смјернице описане горе, прилагођавајући писмо специфичној ситуацији.
Савети
-
Одбијање уговора: „Хвала вам на могућности да обновимо уговор са АБЦ Ремовал Ремовал. Због недавног повећања накнада, одлучили смо да користимо услуге другог провајдера. ”
Захтеви запослених: „Ваш захтев за плаћени одмор током последње недеље у децембру је одбијен, јер је ова седмица замагљена за све запослене због инвентара на крају године.
Позив за колеге: „Хвала вам на позиву да будете у управном одбору. Нажалост, имам неколико претходних професионалних обавеза које ме спречавају да преузмем нове улоге у овом тренутку.
Запакуј
Закључите своје писмо са изразом захвалности за постојећи однос, након чега слиједи позив на даљње разматрање питања ако је то потребно. На пример: „Хвала вам на послу.Ако имате питања или желите да продискутујете даље, слободно ме контактирајте директно."
