Када се тражи плаћање од клијента, користе се одговарајуће мере за креирање ефективних писама које им се шаљу. Писма која захтијевају плаћање користе се када клијент не плати рачун до датума доспијећа. Што дуже клијенту треба платити рачун, то више писама пише тој особи. Писмо које тражи плаћање требало би да буде пристојно, јасно и треба да садржи детаље о неплаћеном рачуну.
Користите заглавље компаније јер садржи све информације о организацији и често изгледа формалније.
Адреса писма. Укључите датум писма и име и адресу клијента. Обратите се особи наводећи "Драга", након чега слиједи пуно име клијента.
Наведите сврху писма. Писмо за захтев за плаћање треба јасно да саопшти ову сврху на почетку писма. Користите професионални тон и држите речи позитивним и топлим.
Укључите детаље дуга. Наведите датум пружања услуга за овај дуг, првобитни датум доспијећа и доспјели износ укључујући све накнаде за закашњења. Укључите и број фактуре како бисте клијенту омогућили лакше проналажење оригиналног документа. Многе компаније ће такође укључити копију оригиналне фактуре у овој врсти писма. Такође обавестите клијента о каматној стопи за коју се обрачунавају накнаде за кашњење.
Питајте клијента за плаћање. Дозволите клијенту да зна да се додатне накнаде за кашњење могу избећи плаћањем пуног износа до одређеног датума. Замолите клијента да вас позове да се договорите ако он није у могућности да изврши уплату до тог датума. Укључите свој телефонски број и директно проширење, ако је потребно. Укључите и вашу адресу е-поште и понудите његову кореспонденцију на овај начин ако клијент жели.
Хвала клијенту. Понудите своју захвалност клијенту уколико је плаћање већ извршено и унапријед се захвалите клијенту за слање промптне уплате. Кажите клијенту да ако има било каква питања, не би требало да оклева да вас позове у вези овог питања.
Потпиши писмо. Закључите писмо тако што ћете написати “Искрено”, након чега слиједи ваше име и наслов.
