Планирање догађаја захтева пуно посла. За сваког појединца или компанију чије услуге ангажујете, потребан вам је уговор који ће вас заштитити од преоптерећења или заглављивања без тих услуга на дан догађаја. Користите јасан, концизан језик приликом писања уговора о догађају тако да нема места за погрешно тумачење било које стране.
Саставите све информације које треба да укључите у уговор у једном документу за вашу референцу. То укључује имена и контакт информације о Вама и компанији или појединцу, укључујући адресу, број телефона и адресу е-поште, датум догађаја, вријеме када се радници појављују и вријеме почетка догађаја и очекује се да ће се крај. Напишите списак сваке релевантне опреме коју ћете пружати и шта очекујете од уговореног радника. На пример, ако унајмљујете ДЈ-а, јасно ставите до знања да ли можете дати звучнике, али ДЈ је одговоран за каблове.
Направите образац са одељцима за контакт информације, датуме и време на листи, као и очекивања на вашој листи. За већ форматиран уговор, Мицрософт Оффице нуди неколико бесплатних предложака које можете изабрати.
Напишите уговор о плаћању наводећи своје име као платилац, име уговорног радника (или име компаније) као примаоца, сатницу или укупну плату и све додатне накнаде које се могу додати или одузети (посебно наведите зашто би се то могло догодити), ако је примењиво.). Укључите начин плаћања (чек, готовину, ПаиПал) и када ће исплата бити издата. Ако се исплата изврши на дан догађаја, наведите да ли ће то бити прије или након завршетка услуге.
Напишите одјељак посебно за поврате и отказивања, и изричито наведите који су ваши разлози за не издавање плаћања. Укључите временски прозор за омогућавање отказивања. На пример: "Компанија може отказати до 48 сати пре догађаја, или ће им се накнадити накнада." Наведите и какве ће бити таксе.
Напишите део за било које друге преговарачке ставке специфичне за ваш догађај и како се оне могу решити. На пример, ако је догађај на отвореном, укључите план "кишног дана" или наведите да ли ћете отказати догађај, како ћете обавестити уговореног радника и какву (евентуалну) компензацију може примити.
Направите одељак са вашим именом и именима радника који су уговорени, откуцани, са линијом до датума и потписом. Копирајте потписани уговор о догађају за радника и задржите додатну копију за вашу евиденцију.
