Тачна изјава о раду је кључна за успостављање успешног односа између вашег предузећа и извођача радова. Постављање јасних сервисних очекивања прије почетка лицитирања може вам помоћи да избјегнете неспоразуме који су најчешћи узрок кварова у одржавању оутсоурцинга, наводи се на веб страници ФацилитиесНет. Када добијете побједничку понуду, договорите се о увјетима и напишите јасан, добро дефиниран уговор о одржавању.
Захтеви за одржавање
Замијените традиционалне уговоре на разини услуга засноване на улазима које видите у већини уговора о услугама са захтјевима за одржавање заснованим на исходима. За разлику од споразума о нивоу услуга, који обично укључују листе задатака и потребне материјале, захтјеви за одржавање дефинирају и исход и кључне показатеље учинка, али допуштају извођачу да одреди које кораке и материјале је потребно испунити. Захтеви засновани на исходима су посебно важни ако оутсоурцинг услуге или услуге одржавања опреме јер вам недостају ин-хоусе знања или вјештине.
Параметри уговора
Дефинишите параметре који омогућавају ефективну администрацију уговора. На пример, укључите клаузулу која дефинише систем радног налога који обезбеђује да особље за одржавање не прихвата захтеве за одржавање директно од запослених и такође обезбеђује начин да надгледате перформансе извођача радова и хитне или хитне захтјеве за одржавањем. Укључите клаузулу која одређује ко је одговоран за обезбјеђивање - и плаћање - алата и потрошног материјала потребног за обављање послова одржавања.
Одредите приоритете за хитне ситуације и време одговора
Одредите хитне случајеве у одржавању тако што ћете укључити потребе за дежурством које се дешавају након радног времена и одређивањем приоритетних времена одговора након радног времена у складу са степеном хитности. У зависности од захтева за одржавањем, можете да поставите очекивања само за време трајања радног дана у недељи, или оне које захтевају да извођач буде доступан 24 сата дневно, седам дана у недељи, 365 дана у години. Приоритетне позиве након невремена као рутинске, хитне или хитне, и одредите време одговора за хитне и хитне позиве за одржавање. На пример, категоризирајте неисправне климатизационе уређаје као хитне и затражите да особље за одржавање позива на лицу места и да раде на поправци у року од два сата.
Опишите модел плаћања
Одлучите о структури плаћања која ради за вас и за извођача. Комбинација фиксних и варијабилних плаћања добро функционише за већину уговора о одржавању. Користите модел плаћања за фиксну накнаду за рутину, одржавање на дужности и варијабилни модел плаћања за хитне и ванредне хитне и ванредне позиве. На примјер, повећајте фиксну накнаду за 10 посто за хитне позиве након радног времена и 20 посто за хитне позиве. Укључите модел надокнаде ако планирате да надокнадите извођача радова за све или за одређени проценат алата и потрошног материјала који он пружа.
