Разбијање старих навика или учење нових је тешко за неке људе. То може бити изазов на радном мјесту, ако запослени већ дуже вријеме раде исту рутину и не осјећају се угодно било чему што сматрају да су поремећаји --- или чак и пријетње - сигурности посла. Њихова спремност да се прилагоде промјенама у великој мјери овиси о томе како су им промјене представљене у писаним политикама и процедурама.
Одређивање да ли је промена неопходна
Популарни аксиом сугерише да ако нешто није сломљено, не треба га поправљати. На радном мјесту, међутим, стагнирајуће окружење које се држи старог начина обављања ствари "само зато" ће заостати за конкуренцијом ако не буде у току с идејама, трендовима и технолошким напретком који би могли помоћи да боље функционира. То укључује факторе као што су најмодернија опрема, спајање, оутсоурцинг, па чак и смањивање броја запослених ради бољег управљања ресурсима. Пре предлагања нових политика и процедура, критично је проценити како ће оне директно и индиректно имати користи од компаније, колико времена ће бити потребно да их се у потпуности интегрише у постојеће операције и размишљања, које ће цијене предложити промјене и које ће бити посљедице ако компанија не ради ништа.
Релевантност и учешће
Људска бића било које старости углавном не воле да им се говори шта да раде, нарочито ако мисле да им је наређено да ураде нешто без доброг разлога. Даље, ако њихова мишљења о тој теми нису била унапред тражена, постоји већа вероватноћа да ће они пружити отпор зато што мисле да силе које су --- било да су то родитељи, супружници или шефови --- не поштују. њих. Ако, на пример, желите да ваше особље у канцеларији фронта почне да узима часове шпанског језика које спонзорише компанија, потребно је да виде везу између овог новог сета вештина и њихове интеракције са клијентелима који говоре шпански и који ће касније генерисати више посла, повећати профит компаније и резултирају повишицама, бонусима и вишим комисијама. Иако није увијек практично или препоручљиво ставити свако ново правило на гласање у одбору, тражење повратних информација и идеја запосленика на континуираној основи боље омогућава менаџерима да предвиде реакције својих радника на транзицијске политике и процедуре.
Испорука поруке
Било да уводите нову политику у вези са безбедношћу канцеларије или да пружате материјале за обуку о томе како да управљате новом опремом, не само да морате да одлучите како ће информације бити упаковане и дистрибуиране, већ и како ће се мерити њихова ефикасност. Ако се ради о промени политике, на пример, треба да одлучите да ли ће бити у облику меморандума, саопштена е-поштом или ће се приступити са интерне веб локације на којој запослени рутински проверавају ажурирања и најаве компаније. Метод који одаберете зависи од величине канцеларије, хитности проблема и способности радника да преузму одговорност. Ако је то процедурални документ, морате да одлучите да ли ће то бити само текст, текст са графиком или текст са фотографијама. Приступ који одаберете ће се заснивати на сложености задатка и материјала, као и на интелекту циљних читалаца. Мјерење успјеха нове политике или процедуре ће бити квантитативно или квалитативно засновано на кварталним прирастима. Ново правило се такође може испробати на пилот програму или разбити на мање сегменте како би се радници постепено ублажили у другачију рутину, за разлику од радикалних промјена које се дешавају преко ноћи. Пример: Прелазак на "уред без папира" почео би са радом учећи да рукује опремом за скенирање, смањујући број копија које се физички подносе, а затим потпуно уклањајући ормаре за датотеке.
Последице
Када најавите нову политику да се "Цасуал Фридаи" отказује како би се полирао имиџ компаније, ваше очекивање је да ће запослени сљедећег петка изгледати професионалније када их видите. Међутим, ако се и даље лежерно облаче, то је или производ њиховог једноставно заборављања нове политике која је ступила на снагу (понекад крива учења може бити спора) или намјерна одлука да се игнорирају. Ако ваша писана политика не укључи било какво помињање како ће се ново правило примењивати, биће тешко да било кога схвати озбиљно. При изради дијела који се односи на посљедице, важно је да прегледате језик са представником ХР-а и / или одвјетником како бисте били сигурни да је (1) дисциплина одговарајућа, (2) дисциплина је у складу са законима о синдикатима, (3) језик је јасан и лак за разумевање и (4) дисциплина је разумна и неће ометати ток рада. На пример, запослени може бити одушевљен да прочита да ће "свако ко прекрши правила о облачењу у петак бити одмах послат кући да се промени" (поготово ако је одлазак с посла сат или два управо оно што је он хтио).
