Ако ваша организација има више од једног запосленог, а ти запослени путују или купују за компанију на својим особним кредитним картицама, потребна вам је политика поврата кредитне картице.Политике надокнаде кредитних картица омогућују вам да утврдите који ће се трошкови вратити, одредити ограничење трошкова и информисати запослене о томе како процес поврата средстава ради.
Одредите да ли је потребно претходно одобрење
Повраћај трошкова за кредитну картицу запосленима може бити буџетска ноћна мора ако људски ресурси и рачуноводство немају појма какве наплате могу очекивати. Захтјев за претходним одобрењем за неке или све трошкове кредитне картице може елиминирати шокове наљепница тијеком усклађивања трошкова накнаде за кредитне картице. Обрасци за одобрење путовања и трошкова и наруџбенице могу помоћи менаџерима да спрече неовлашћено трошење, док помагање људским ресурсима и рачуноводству добијају идеју о трошковима који ће бити надокнађени.
Поставите границе потрошње
Ограничавање надокнаде кредитних картица постављањем лимита за трошкове је још један начин на који политике поврата кредитних картица могу помоћи у спрјечавању буџетских проблема. Одређивање ограничења потрошње за оброке, хотеле и забаву ће контролисати надокнаду путних трошкова, док надокнаде за услуге или материјале треба контролисати путем налога за куповину или пре-ауторизације. Стандардне олакшице за оброке, на пример, могу да елиминишу потребу да запослени обрате рачуне, и помажу организацијама које процесуирају велики део надокнада.
Дефинишите који ће се трошкови надокнадити
Свака политика враћања кредитних картица треба јасно да одреди који ће се трошкови надокнадити. Док су трошкови хране, путовања и смештаја стандардни трошкови за надокнаду, култура компаније може диктирати друге трошкове који су подложни надокнади, као што су трошкови за забаву клијената, укључујући или искључивање алкохолних пића и услуга прања за продужена пословна путовања. Ваша политика треба да дефинише који се трошкови могу надокнадити, и када, да би се избегла злоупотреба рачуна од стране запослених.
Одредите шта је потребно за образложење накнаде
Надокнада трошкова за кредитне картице запосленика може брзо постати проблематична за рачуноводство и људске ресурсе ако политика поврата не утврди која је документација потребна. Док се неке компаније ослањају на појединачне примитке, други користе потврде или е-поштанску потврду о копијама извода кредитних картица, или постављају стандардне накнаде за већину трошкова који се могу надокнадити како би се у потпуности избјегао вишак папира. Обим накнада које ваша организација бави треба да диктира вашу политику.
