Писање у пословном формату разликује се од осталих врста писања. Смернице су ригидније, а стил који пишете обично је унапред одређен. Циљ писања у пословном стилу је увек да буде професионалан. Већи део писања који ћете урадити ће бити за постојеће или потенцијалне клијенте, сараднике или надређене. Неки од ових докумената могу да утичу на то како ви или ваша компанија функционише, тако да је поштовање смерница од суштинског значаја.
Користите блок, модификовани блок или полу-блок формат приликом писања пословног писма. Најчешће се користи блок формат. У овом формату све је лево оправдано и једнострано, са изузетком двоструког размака између пасуса.
Напишите свој документ за публику. Фокусирајте се на њихове потребе и интересе умјесто на ваше. Размислите о томе шта читаоци треба да знају и одредите одговарајући начин преношења информација тим специфичним читаоцима.
Користите формални тон приликом писања надређенима или клијентима. Користите само неформални тон за дописе или е-поруке сарадницима.
Нагласите позитивне информације и усредсредите се на користи за читаоца. Ово је посебно важно када се пише писмо које садржи негативну поруку.
Пишите јасно и сажето. То можете урадити тако што ћете параграфе држати кратким, наводећи важне информације на почетку документа и параграфе и коришћењем листа када је то могуће. Ово помаже вашим читаоцима, којима је обично потребно време, да пронађу важне информације чак и ако прегледају документ.
Исправите свој документ како бисте били сигурни да нема грешака у правопису, граматичким и интерпункцијским грешкама. Било какве грешке у писању могу вас учинити непрофесионалнима или неопрезнима.
Савети
-
Генерално, у пословном документу је у реду да користите речи "ја" и "ви". Међутим, будите опрезни када користите реч "ми", јер ово претвара ваше речи у размишљање о целој компанији.
Увијек користите дебело цријево, а не зарез, након поздрава у пословном писму.
