Када одлучите да издате кредитне картице одређеним запосленима, потребно је да успоставите правила и прописе који регулишу употребу тих картица. Такође је добра идеја да се успостави низ процедура које ће помоћи у праћењу потрошње кредитних картица и држати потрошњу под контролом. Кредитне картице компаније треба да се издају само запосленима којима су потребне у пословне сврхе, као што су путни трошкови или трошкови канцеларије. Једна од одредби кредитне картице компаније треба да буде да злоупотреба картице резултира раскидом.
Личну употребу
Пословне кредитне картице могу пружити прикладан начин за финансирање повремених куповина и службених путовања, али представљају и значајну прилику за злоупотребу. Добре политике и процедуре могу помоћи у заштити бизниса од запослених који користе картице за покривање њихових личних трошкова, и могу заштитити запослене тако што ће им дати до знања које врсте куповина могу сигурно обавити без страха од одмазде.
Један од начина да задржите кредитну картицу компаније од стране запослених за личну употребу је да издају картице само запосленима који показују добру финансијску одговорност. Ово може захтевати проверу кредитне способности запослених који се сматрају за картицу. Треба израдити политику која забрањује коришћење кредитних картица компаније за личне куповине. Да би се то ублажило, картице би требало да се издају запосленима кроз компанију, а компанија треба да прими месечни рачун. Од запослених треба захтијевати да поднесу образац за трошак како би назначили сваки трошак који се терети за њихову картицу. Ако се трошковни лист не подудара са стварним рачуном, онда може доћи до личне употребе картице. Овај систем провјера и равнотеже помаже да подсјетите запосленика да је он одговоран за кориштење њихове картице.
Преаппровал
Кредитну картицу компаније треба користити само у пословне сврхе, али када је запосленик на путу забављајући клијенте, граница између пословне сврхе и личне употребе може бити нејасна. Свака употреба кредитне картице компаније треба да буде одобрена од стране компаније. За варијабилне трошкове као што су забавни клијенти, треба усвојити протокол који оцртава и дефинише прихватљиве облике забаве. Пре забављања клијената, запосленом треба дати претходно одређено ограничење колико ће компанија платити када се ради о трошковима на кредитној картици компаније. Трошкови над одређеним износом ће бити одговорност запосленог, а коришћење кредитне картице у свим неодобреним облицима забаве требало би да резултира раскидом.
Одговорност
Будући да ће се кредитне картице компаније користити само у сврхе унапријед одобрених компанија, можда је добра идеја да се запосленицима не допусти да носе са собом кредитне картице компаније, осим у одређене сврхе. Издавање кредитних картица само по потреби може помоћи да се осигура да нема неовлаштених оптужби на кредитним картицама компаније.
