"Желим тај извјештај на мом столу у понедјељак ујутро!" бијесан шеф вришти свом потресеном подређеном у филмовима, ТВ емисијама, књигама и вероватно више од неколико правих пословних окружења. Умјесто да вас застраши идеја састављања извјештаја, поздравите је као прилику да представите свој рад. Пословни извештаји су витални документи јер објашњавају често сложене тачке, проблеме или истраживања јасно и концизно. Извештаји указују на пажњу јер су званични. А пошто пишете извештај, одлучите шта да ставите у њега.
Шта је пословни извештај?
Опипљив документ. Бусинессдицтионари.цом дефинише а извештај као “документ који садржи информације организоване у наративном, графичком или табеларном облику, припремљен на ад хоц, периодичан, понављајући, редовни или на захтеван начин”.
Чињеница да је пословни извештај документ само наглашава његову важност. Иако можете бити на дневном реду састанка да бисте дали извјештај о имовини стеченој током тромјесечја, током и након презентације, имат ћете на уму пословни извјештај на који се можете осврнути, а можете и доставити примјерак присутнима. Сећате се страшних извештаја о књигама које сте морали да урадите у школи? Читајући књигу био је први корак, онда сте морали написати синопсис онога што сте прочитали. Понекад сте чак морали да представите свој извештај целом разреду. Али да вам помогнемо, имали сте опипљив извештај у руци на који се можете осврнути. Тако је важан извештај.
Снимак у времену. Пословни извештај је компилација чињеница и статистичких података о одређеном аспекту пословања. То је обично снимак у времену, извештавање о одређеном периоду. На пример, годишњи извештај покрива важне финансијске податке и догађаје који пружају финансијску слику за ту годину, док квартални извештај покрива одређени квартал године.
Већина извештаја, без обзира на врсту или сврху, покрива одређени период. Финансијски извјештаји покривају одређени период. Финансије компаније варирају од године до године и од месеца до месеца. Чак и извештај о доступним производима је тачан само за одређени временски период, будући да се нови производи уводе и старији се укидају.
Формално или неформално. У зависности од сврхе и ко ће то видети, извештај може бити формалан или неформалан. Формални извјештаји су они који ће бити виђени и прегледани од стране шефова, вишег руководства, клијената, потенцијалних клијената или инвеститора или чак јавности. Као и сви извјештаји, они би требали бити добро написани и презентирани без погрешних погрешака или погрешака, лако их је схватити и прецизирати са центом.
Не мање важни су и неформални извјештаји. За запослене који морају да испуне своје извештаје о трошковима, они су од највеће важности. Обично неформални, ови извештаји садрже описе, датуме и доларске износе унете у формулар компаније. Ако запослени не попуњавају извештај детаљно и на време, они можда неће добити надокнаду за авионске карте, таксије и клијентске оброке које су платили на свом недавном пословном путу.
Извештаји другим именима. Многи, ако не и највећи, пословни извештаји нису чак ни позвани извештаји. То могу бити изјаве као што су биланс успјеха или биланс успјеха или други финансијски извјештаји као што су биланци стања. Или, то могу бити прегледи буџета или пројекције продаје.
Разлози за коришћење пословних извештаја
Да бисте припремили одличан извештај, помаже да разумете за шта ће се извештај користити.
Резимирати. Извештаји помажу да се објасни компликована идеја, процес или финансијско стање компаније на јасан и разумљив начин. Месеци акумулираних података, или године истраживања, могу се сумирати у кратком извјештају. Наравно, можда неће имати сваки детаљ који је откривен у истраживању, али ће извјештај дати онима који прочитају извјештај сажети преглед истраживања или података.
Поједноставити. Људи који ће прегледати ваш извештај можда неће имати времена, жеље или вештине да процене све податке и истраживања која су иза тога. У сваком случају, они имају свој посао. Ваш извештај им даје оно што треба да знају.
Разјасните. Ако би 10 људи прочитало и прегледало све податке и резултате истраживања које сте прикупили, дошли би до различитих закључака. Ваш извештај осигурава да сви раде са исте тачке гледишта јер им дајете све исте податке.
Персуаде. Рецимо да ваша компанија жели да убеди инвеститоре да уложе капитал за финансирање нове идеје. Ваш извештај ће бити укључен у пословни план који ће бити подељен са инвеститорима. Други сарадници ће саставити извештај о добити и губитку компаније и друге извештаје о финансијском статусу, али ваш извештај ће бити пројекција продаје у којој се наводи где компанија верује да су неискоришћена тржишта и продаја коју би могли остварити. Финансијски извештаји су важни, али ваш извештај је онај који може да убеди инвеститоре на ограду да дођу на брод или не.
Докажи тачку. Пословни извештаји се често користе када се морају доносити тешке одлуке, као што је питање да ли треба смањити број запослених, што може укључивати отпуштања. Нико не жели да иде у том правцу, али када је извештај пред њима, показујући сталан пад профита у поређењу са трошковима као што су плате, јасно је шта треба урадити. Или, са позитивне стране, извештаји могу показати да ли је компанија у позицији да се прошири на нове узбудљиве правце.
Ријешити проблем. Били сте на састанцима где дискусије о проблему иду около а да не дођете до одрживог решења. Али, ако подијелите своје извјештаје на великом пројекцијском платну, сви гледају на исто питање у исто вријеме. Прегледање опипљивог документа, са табелама и графиконима који показују гдје ситуација заиста стоји, омогућава свима да заједно анализирају исти материјал и заједно дођу до рјешења.
Врсте пословних извјештаја
Постоји бесконачан број пословних извештаја који се могу написати, поготово зато што можете написати свој прилагођени извештај и насловити га како желите. Уопштено, међутим, пословни извјештаји спадају у четири категорије: објашњавајуће, аналитичке, прогресивне и правне. Наравно, могу се и преклапају. Извештај о напретку, на пример, може такође бити објашњив. Али њена примарна сврха је да се информише о ситуацији.
Објашњења. Неки пословни извјештаји су написани да објасне ситуацију или тему тако да је сви могу разумјети. На примјер, можете написати образложење како бисте објаснили истраживање које сте подузели. Ако представите само табелу са резултатима вашег истраживања, природно ћете бити преплављени питањима о разлогу истраживања, вашој методологији, величини узорака и још много тога. Дакле, уместо само табеле резултата, требало би да почнете са кратким излагањем разлога због којих сте спровели истраживање и како сте то урадили, као што је коришћење телефонских или поштанских анкета, праћење података током одређеног временског периода или било које друге методологије. Затим објашњавате резултате вашег истраживања користећи табелу, дијаграм или неки други метод који резултате чини јасним. Онда резимирате налазе у неколико реченица.
Аналитички извјештаји . Ова врста извјештаја даје анализу, можда успоређујући двије ситуације или могућности. Уместо да само објасни, аналитички извештај чини бар део анализе налаза за читаоца. Можете користити визуелне приказе у свом аналитичком извештају да бисте показали своје тачке, као што су дијаграми или табеле података.
Извештаји о напретку. Као и школски извештаји, извештаји о напретку показују како ствари сада иду. Они се не заснивају на планинама истраживања или анализа; они су ажурирање за људе којима је потребна. Годишњи извјештаји, финансијски извјештаји као што су извјештаји о приходима и други извјештаји који представљају тренутак у времену су извјештаји о напретку.
Правни извјештаји. Сваки извештај који је по закону обавезан компилирати и послати, послати или послати другом ентитету је врста правног извештаја. Правни извештаји се такође понекад праве како би се компанија заштитила од потенцијалних тужби или других правних проблема. Ако се извештај саставља за пореске сврхе, или захтева Комисија за хартије од вредности, суд или други званични ентитет, он припада правној категорији.
Пример за писање заједничких извештаја
Према он-лине лабораторији за писање Универзитета Пурдуе (ОВЛ), већина пословних извјештаја нема универзални формат. Проверите да ли ваша компанија има жељени формат за извештај који пишете. Ако не, слободни сте да га саставите на било који начин који сматрате прикладним. Међутим, ОВЛ има предлоге који вам могу помоћи да се уверите да покривате све базе и пишете најбољи извештај који можете.
- Нека буде кратко.
- Упознајте своју публику и пишите им.
- Користите наслове и истакните важне тачке.
- Прво ставите најважније налазе, аргументе или тачке.
- Одлучите да ли ћете укључити своје закључке или препустити читаоцима.
Садржај вашег извештаја ће се разликовати у зависности од сврхе и публике. За интерни извештај, публика већ зна за компанију, тако да не морате да их попуњавате о тим детаљима. Међутим, јавни извјештај, или онај са вишеструком публиком, имао би користи од неких основних информација о компанији.
Наслов / насловна страна. Сваком извештају је потребан јасан наслов који објашњава шта ће открити. Ово није место за паметно; транспарентност је кључна. За кратак или неформалан извештај, урадиће се једноставан наслов на врху странице, а затим датуми, ако је применљиво. На пример:
Резиме прихода и расхода, први квартал 2018
Формалним извештајима је потребна насловна страна која садржи наслов, датум и аутора, на пример:
Сажетак прихода и расхода
Фирст Куартер 2018
Припремио
(твоје име)
Ако се извештај припрема за одређену особу или групу, додајте то након вашег имена, на пример:
За
КСИЗ Цомпани, Инц.
Увод. Почните са кратком историјом или релевантним основним информацијама о компанији, ако мислите да је то потребно. Затим укратко објасните зашто је овај извештај припремљен. Ако извештај представља резултате истраживања, укратко објасните методологију истраживања. За кратак извештај, ово би требало да буде неколико реченица. Формални извештај може да садржи читаву страницу. Неки формални извештаји почињу са резимеом који даје преглед или синопсис извештаја, тако да, ако је то све неко чита, они ће и даље разумети извештај.
Преглед садржаја. У дугом извештају, наведите секције и слике са бројевима страница.
Тијело извјештаја. Ево где стављате своје податке, суштинске или најважније информације из вашег извештаја. Укључите визуелне приказе као што су графикони, дијаграми, табеле или графикони, а не само текст. Визуални прикази показују људима оно што желите да знају и они су интерактивни, што скреће пажњу ваших читалаца. Табеле, графикони и остали визуално-материјални документи су "доказ" онога што пријављујете. Прво прво почните са најважнијим подацима.
Резултати. Овај одељак је опционалан и зависи од ваших читача.Да ли желите да им кажете како да тумаче резултате, или да пустите да извештај говори сам за себе? ****
Закључци. Формални извештаји захтевају завршни резиме резултата, да ли су очекивани или изненадјени, и како ће утицати на будуће одлуке.
Изузеци. Годишњи и квартални извјештаји су примјери који могу бити креативнији. Нарочито, ако се пословање допире до шире јавности, као што је годишњи или квартални извјештај болнице, ажурирања се могу најбоље описати кроз увјерљиве приче о спашеним животима или запосленицима који обављају најсавременије технике. Предузећа би такође могла да повежу свој напредак тако што ће интервјуисати запослене који се баве најсавременијим истраживањима или измислити нове, узбудљиве производе.
На крају, како ћете написати свој извјештај зависи од вас. Само га држите кратким, задржите своју публику у свом уму и укључите информације које јасно преносе вашу поруку. Нема фрке. Имаћеш га на столу свог шефа ускоро.
