Извештај о трошковима је извештај који се подноси клијенту или послодавцу и који детаљно описује трошкове које је запосленик или извођач посла платио приликом извршења задатка за клијента или послодавца. Извештаје о трошковима одржавају и власници предузећа за пореске сврхе.
Фунцтион
Извјештај о трошковима документира трошкове обављања одређене активности, који се преносе на особу, организацију или корпорацију у чије име је извршена активност. Уобичајено, извештај о трошковима само детаљно описује трошкове које би припремаоци желели да им се надокнади. Потврде и евиденције се обично пружају као подршка извештају о трошковима како би се потврдило да су трошкови стварно настали.
Употреба
Извештај о трошковима се често користи за надокнаду уговарачима и запосленима тако што се осигурава да су се придржавали политике унутрашњих трошкова као и правила интерне пореске службе о одбитку трошкова пословања. Извештаји о трошковима се такође задржавају како би се ИРС-у пружио доказ да су одређени трошкови настали у току пословања.
Најчешћи трошкови за које су запосленици надокнађени су трошкови путовања, прехране и забаве.
Путни трошкови
Авионске карте, километража на личном возилу, путарине, рент-а-цар, хотелске собе, оброци који се једу на путу, савети плаћени за хотелске раднике и накнаде за паркирање на аеродрому, све су то примери трошкова које ће многи клијенти или послодавци надокнадити ако документ о трошковима документује трошкови су обезбеђени.
Трошкови оброка и забаве
Излагање потенцијалног клијента на ручак, или прослава промоције у бару са колегом су и примјери трошкова оброка и забаве које клијент или послодавац могу надокнадити када им се достави извјештај о трошковима. Пре надокнаде, послодавац или клијент могу тражити рачуне који документују напојнице и друге трошкове услуга.
Рачуни за кредитне картице
Многе организације и корпорације захтевају да запослени плаћају пословне трошкове користећи кредитну картицу издату на име запосленог. Запослени је често лично одговоран за плаћање рачуна.
Организација или корпорација ће добити копију рачуна и надокнадит ће трошкове који се одражавају на рачуну за ову кредитну картицу само када се пратећи документи као што су потврде, дневници и пословна оправдања дају у облику извјештаја о трошковима.
Упозорење
Важно је разумети политику трошкова или очекивања клијента / послодавца пре него што сноси трошкове за које се очекује да ће се надокнадити. Веома је мало ствари које могу нарушити клијента-уговарача или радни однос брже него неслагање око новца.
Често је добра идеја задржати копију потврда које се достављају са извештајем о трошковима, у случају да се захтева дуплицирање.
