Сви смо радили у хаотичним канцеларијама - папири и други материјали су се нагомилали у гомиле, особље је фрустрирано и несигурно у своје одговорности, а менаџмент није задовољан са тим што особље ради. Како можеш учинити да уред функционира глатко? Имати јасне процедуре за особље које ће пратити помоћи ће да све остало падне на своје мјесто - имат ћете чишћу уреду, сретније и продуктивније особље и боље менаџере у трен ока.
Ставке које су вам потребне
-
рачунар
-
Папер
-
Свеска
Креирај протокол
Истражите области у организацији које су нејасне писањем анкетног и геодетског особља. Питајте особље шта им је нејасно, да ли је то њихова улога и одговорности, коме се јављају, или како да раде одређене процедуре.
Направите приручник за запослене на основу онога на чему запослени треба да разјасне. Такође укључите стандардне политике компаније, укључујући информације о окружењу канцеларије. Запослени треба да знају да се папири морају поднети благовремено, да се поравнају радни столови пре него што напусте посао, и да ураде свој део како би створили чист радни простор.
Креирајте стандардне оперативне процедуре или СОП-ове. СОП су писана упутства која дефинишу ко, шта, где, зашто и како сваки задатак. Креирајте СОП за сваки задатак који желите да особље прати. Укључите резиме резимеа о процесу, корак по корак упутства о томе како да то урадите и листу ресурса ако им је потребно више информација. Укључите датум у будућности, 6 до 12 месеци далеко, када ће овај СОП бити прегледан и ажуриран. Такође укључите име и контакт податке за особу у организацији која је одговорна за ту процедуру - на тај начин особље зна кога треба контактирати за више информација. Ставите све СОП-ове у биљежницу и учините их доступним свим запосленицима како би потражили процедуру ако им је потребно нешто провјерити. Напишите нове СОП-е за нове процедуре које се појављују и додајте их у књигу.
Обука особља и организовање
Дајте приручник за запослене свим садашњим запосленима чим буде завршен и новим запосленима када буду запослени. Запослени могу побољшати начин рада канцеларије ако знају шта се од њих очекује.
Обучите запослене о свим СОП-овима који се на њих односе. Да ли особље које је одговорно за процедуру обучава друго особље један на један или у групи. Обучите особље о свим процедурама након њиховог развоја, тако да је особље јасно о томе шта се од њих очекује када раде ту процедуру.
Одржавајте дан за чишћење свих запослених како бисте уредили уред. Ово не би требало да се ради често. Након читања приручника за запослене и обуке о новим СОП-овима, особље треба да има јасну идеју шта да ради.
Савети
-
Прихватите особље на повлачење изван службе за даљу обуку.
