Рационализација политика и процедура у поставкама компаније може бити тежак процес. Било да се ради о производном погону или само о малој канцеларији, то ће увелико имати користи од рационализације свих политика и процедура које компанија примењује. Овај пројекат је тешко за једну особу да управља у великом обиму. Пошто овај процес захтева проучавање свих нивоа компаније, може проћи неколико година пре него што је задатак потпуно завршен.
Истражите све политике и процедуре које се дешавају у вашој компанији или компанији у којој радите. Одвојите неколико дана да посматрате свако одељење компаније и које политике и процедуре раде сваки дан.
Запамтите све процедуре и политике које су сувишне или успоравају продуктивност запослених. Сазнајте колико је времена потребно да бисте добили одобрење за задатке, заједно са лиценцирањем, нотарима или дозволама судова.
Проценити сваку политику и процедуру за исплативост, ефикасност и неопходност.
Направите нови план политике и процедуре који елиминише све непотребне административне задатке, одобрења или папирологију. На примјер, запосленици могу уносити податке у прорачунску таблицу и слати их е-поштом, а не исписивати на папиру.
Обратите пажњу на дупле процесе који се дешавају у компанији, као што је преглед пројекта од стране неколико различитих људи. Уклоните што је могуће више дуплих корака. На пример, пројекту који је прегледало неколико људи може бити потребно само једно квалифицирано преиспитивање.
Питајте запослене, менаџере, па чак и спољне партнере који раде са компанијом шта ће променити у вези са политикама и процедурама те компаније. Ово може донијети много погрешних политика и помоћи да се направи компанија на којој су сви нивои задовољни.
Пронађите најбржи и најједноставнији начин обављања задатака гледајући неколико радника који обављају исти задатак. Када откријете идеалан начин обављања тог задатка, обучите све остале запосленике да заврше задатак на тај начин.
Поправити и надоградити сву опрему, машине и рачунаре у компанији. То ће смањити непродуктивно вријеме и помоћи убрзати завршни процес.
Прегледајте све приручнике и документе за обуку. Поједноставите сав језик и смањите све непотребне дијелове приручника како бисте осигурали јасан и концизан стандард за извршавање задатака.
Прикупите све податке, а затим креирајте приједлог за уклањање непотребних политика и процедура. Презентирајте податке власницима компаније како би могли одредити које измјене треба имплементирати.
