С времена на време, радницима ће можда бити потребно да освеже своја сећања о томе како да обављају одређене задатке. Исто тако, нови запослени у организацији ће желети да науче ужад што је брже могуће, а да не морају да прекидају надзорнике или сараднике безбројним питањима. Приручник о уредским процедурама испуњава оба ова циља, уз пружање писаних протокола и очекивања учинка који се могу накнадно референцирати у процјенама запосленика и документацији за дисциплинске мјере.
Одредите сврху и обим канцеларијског приручника који желите да развијете. Садржај приручника за канцеларије обично се дели на две категорије: (1) како интеракцију са људима и (2) како да обављају одређене задатке, укључујући и рад опреме неопходне за стварање, управљање и испоруку робе и услуга. Канцеларијски приручници такође често укључују организационе дијаграме, директоријуме ресурса и обрасце за узорке. Сложеност канцеларијског приручника заснива се на томе ко ће бити циљни корисници. Ако се, на пример, садржај односи на односе са клијентима и на начин на који се обрађују жалбе, не би имало смисла укључити поглавља о томе како се виљушкар користи или како се руковати опасним материјалима.
Одлучите се за презентацију формата која најбоље одговара потребама ваше компаније. Док се уредски приручници обично сматрају смјерницама отиснутим на папиру и смјештеним у тродијелна везива с картицама за раздјелнике, технологија је отворила врата за узбудљивије - као и економичније - методе достављања информација. Размотрите, на пример, да ли би приручник за онлине процедуре олакшао и олакшао запосленима приступ информацијама уносом кључних речи. Електронски формат би такође могао да олакша процес ажурирања и ревизије садржаја, као и укључивање аудио и видео демонстрација како би се побољшало учење.
Направите листу свих тема поглавља које желите да се ваш приручник обрати. Ако, на пример, одлучите да напишете смернице о томе како управљати различитим деловима канцеларијске опреме, идентификовали бисте појединачне одељке за рачунаре, телефакс уређаје, телефонске системе, микрофиш, фотокопирне уређаје, системе за снимање, поштарине и уредјаје за повезивање. Одлучите да ли ћете сами написати сав садржај или додијелити први нацрт сваког одјељка појединцима који су добро упознати са овом темом.
Организовати процедуралне кораке од најједноставнијих појмова до оних који су компликованији. Размотрите да ли укључивање фотографија, цртежа, табела или других графичких приказа допуњује разумевање материјала од стране корисника. Наведите глосар акронима и терминологију специфичну за задатак. Гдје је то практично, наведите примјере како попунити наруџбе за издавање, захтјеве за путне трошкове, захтјеве за одмор, временске таблице, рачуне клијената и друге обрасце које користи компанија.
Успоставите временски оквир за комплетирање сваког дијела новог приручника. Ако је потребно, распоредите блок времена сваки дан за истраживање, писање, преглед и састављање садржаја.
Особље за људске ресурсе и правно особље прегледајте садржај прије објављивања како бисте осигурали да је његов језик јасан, непримјетан и да је у складу са државним и федералним законима и прописима. Обезбедите сваком примаоцу приручника таблу са потписом у којој је назначено да сте сагласни да прочитају материјал и да се придржавају његових директива.
Савети
-
Канцеларијски приручник треба увек сматрати радом у току и, према томе, треба да буде прегледан на континуираној основи како би се осигурало да је садржај тачан одраз поступака који се прате и опреме која се користи за обављање тих задатака.
