Извештавање о донацији коју је ваша организација примила је важан аспект односа између институције која даје грант и примаоца гранта. Извештаји о грантовима пружају информације о активностима спроведеним у оригиналном предлогу за грант, новим налазима, замкама, успесима и финансијама. Бити искрен, јасан и предочен у извјештају о грантовима помаже институцији за додјелу бесповратних средстава да мјери свој утицај и учи из искуства ваше организације. Важно је да се извештава о конкретним резултатима и активностима предложеним у оригиналном предлогу за грант. Извештаји о грантовима обично укључују пропратно писмо, насловни лист, наративни и финансијски одељак.
Прикупљање информација и задатака делегата
Када почињете да пишете извештај о гранту, желите да будете кристално јасни о специфичностима које сте предложили у предлогу за грант и да будете веома упознати са пројектом који се финансира из тог гранта. Погледајте приједлог за додјелу бесповратних средстава и писмо о додјели донација.
Пре истека рока за извештај, затражите помоћ од шефова одговарајућих одељења која су вам потребна да бисте завршили грант. На пример, консултујте финансије и рачуноводство за финансијске извештаје, особље програма за извештаје на терену, извршни директор за потписивање и комуникације за слике.
Прикупите различите материјале и држите их на врховима прстију док их све заједно стављате у извештај.
Напишите насловницу и наративни дио
Први одељак је насловна страна и позива на основне контакт информације и податке који ће повезати ваш извештај о донацији са оригиналним предлогом за грант. Овај одељак укључује правно име ваше организације, датумски распон пројекта описаног у донацији, име извршног директора или председника ваше организације, име контакт особе која је највише упозната са финансираним пројектом и извештај о додели. Такође укључите вашу потпуну поштанску адресу, бројеве телефона и факса, е-маил адресу, име пројекта, износ гранта, ИД број гранта и сврху бесповратне помоћи. Будите сигурни да све ове информације одговарају ономе што се налази у оригиналној апликацији за грант и писменом признању. У подножју вашег извештаја, ставите свој ИД број и број странице извештаја.
У наративној секцији, објасните како је финансирање пројекта направило разлику у вашој заједници или у животима људи којима сте помогли. Можете дати квантитативне податке и статистике као што су стопе дипломирања, нивои прихода или оцјене. Такође можете пружити квалитативне податке као што су анкете, интервјуи или приче о појединцима или породицама које су имале користи од ваших услуга.
Кажите даватељу бесповратних средстава ако сте открили нешто ново као резултат донације. Објасните детаљно ако се десило нешто неочекивано, добро или лоше.
Реците донатору грантова да ли сте радили у сарадњи са другим организацијама и како је то утицало на пројекат. Ово је важно јер донатори вреднују сарадњу међу организацијама.
Поделите све лекције научене из пројекта. Детаљно опишите све изазове који су се појавили током вашег пројекта и како сте их превазишли. Ако то урадите добро, ви ћете зарадити пуно поштовања од донатора. Они цијене када непрофитне организације кажу да је то у супротности са шећерним премазивањем ситуације.
Нека давалац грантова зна шта су планови за будућност пројекта. Укључите изворе финансирања ако се пројекат настави. Објасните како бисте могли промијенити пројекат с обзиром на нове научене лекције.
Захвалите се донатору на његовој великодушности у улагању у ваш пројекат. Изразите своју захвалност. Додајте додатне релевантне коментаре.
Инцлуде Финанцес
Давалац грантова може затражити посебне финансијске извјештаје као што су приход, новчани ток и биланс стања. Поднесите тражене изјаве за пројектну годину. Објасните било какве екстремне промене у вашем финансијском здрављу од тренутка када сте примили донацију до тренутка када извештавате. Боље је да то укажете и да имате добро објашњење, него да сами откријете донатора. Будите унапријед.
Наведите детаљно извјештавање о средствима из бесповратних средстава утрошених за конкретне пројекте. Детаљи које наведете у овом одељку треба директно да одговарају вашем буџету у предлогу за грант.
Ако сте имали неочекиване трошкове, укључите их у извештај и идентификујте их као такве. Такође објасните ове трошкове у наративном делу извештаја о гранту.
Пакетирајте извештај
Укључите кратко попратно писмо у којем је детаљно описан садржај извјештаја који би требао укључивати ваш идентификацијски број. Писмо треба да буде од извршног директора или председника ваше организације до његовог или њеног еквивалента у институцији која даје грант. Писмо треба поново да се захвали донатору за донацију. Никада се не можеш заиста захвалити.
Уредите опис наруџбе уз помоћ још једног колеге. Набавите коначни одлазак из финансија на финансије. Уверите се да су фонт и тон извештаја конзистентни током читавог уређивања.
Приложите анкете, графиконе, мапе, статистичке податке или информације прикупљене за мерење вашег пројекта. Сумирали сте најважније аспекте у наративном дијелу, али они би требали бити доступни за референцу. Представите све податке што је могуће прецизније.
Користите промотивне прилоге штедљиво. Грантмакерси су веома заузети и једноставно немају времена да прођу кроз сваки од ваших летака, слика и саопштења. Изаберите најбоље две или три слике, објављене или емитоване медије, а можда и билтен ваше организације. Ако одлучите да приложите додатни материјал, будите сигурни да то помаже вашем случају и да је директно повезано са пројектом.
Набавите потпис овлашћеног представника ваше организације - вероватно иста особа која је потписала апликацију за грант.
Субмит он Тиме
Пошаљите извештај о донацији на медијум и начин који је диктиран у писму о додели. Институција која даје грант може тражити е-маил, имати онлине портал или преферирати три копије послане путем УСПС поште. Увек је најсигурније проверити.
Потврдите пријем. Ако не добијете аутоматску потврду, можете се обратити одговарајућем особљу у институцији која издаје грантове да бисте потврдили пријем вашег извјештаја о додјели бесповратних средстава.
Сачувај копију за своје записе. У случају да се било шта деси са доставом вашег извјештаја о бесповратним средствима, морате бити спремни да доставите још једну копију донатору.
