Да би били сигурни да су у складу са прописима о интерној порезној служби (ИРС) и законима државе и локалних власти, компаније морају укључити кључне информације о запосленима и компанијама у своје системе плата. Успостављање и вођење различитих компоненти које чине систем платног списка захтијева дужну пажњу и адекватно познавање пореског законодавства. Као резултат тога, уобичајено је да компаније ангажују екстерног консултанта, књиговођу или платни списак за депоновање пореза, процесуирају В-2, управљају плановима за пензионисање и осигурање и обављају друге дужности везане за платни списак.
Информације о запосленима
Током новог процеса изнајмљивања, компаније морају прикупити информације као што су здравствено осигурање и обрасци В-4 како би одредили шта би требало одузети од плате запосленог. Ови обрасци послодавцима такође пружају кључне информације, као што је број социјалног осигурања запосленог и њихов износ задржавања за федералне и државне сврхе пореза. Систем такође мора да прати и обрађује промене у статусу ослобођења од плаћања пореза, пензија, планова осигурања или пензионих фондова.
Информације о платама
Као дио новог процеса запошљавања, платни системи укључују компоненту која означава који су запосленици на пуно радно вријеме, дио радног времена и извођачи радова. Класификација радника у платном систему је важна јер влада намеће високе казне за компаније које погрешно категоришу запослене.
Тимесхеетс
Без знања о броју сати рада запосленог, послодавци не могу да утврде шта да плате запосленом. Док су неки радници плаћени, други се надокнађују по сату или се одређују као неплаћени радници. Системи за обрачун зарада укључују информације о временском распореду или области у којима се сате и непрекидно радно време снимају и прегледавају ради тачности. Информације се могу прикупљати путем компјутеризованог сата, часовника за бушење карата или папира.
Примјењиви порези и одбици
Иако ИРС пружа компанијама пореске табеле за израчунавање пореза на доприносе за запослене, добављачи и компјутерски системи за обрачун зарада такође могу доставити ове информације. Послодавци морају узети у обзир годишње зараде, нивое плата и пореске олакшице од године до датума када сумирају примењиве порезе. Поред тога, платни системи морају да израчунавају одбитке остварене кроз пензијске планове, 401 (к) с, планове осигурања, синдикалне чланарине и намирнице. Одељење за платни списак такође прати кредите и друге одбитке који имају ограничења и прекида одбитке од плата када је укупан износ враћен.
Платни списак
Регистар плата сумира зараде запослених и информације о одбитку у дневнику који се уноси у главну књигу за рачуноводствене и опште истраживачке сврхе. Листе плата се такође користе за креирање пореских извјештаја. Ови документи су припремљени од стране особља за обрачун зарада или генерисани коришћењем компјутерских система за обрачун зарада.
Мануал паиментс
Повремено, компаније издају ручне плате запосленима између платних периода због прекида или грешке у платном списку. Системи за обрачун зарада морају обрачунавати износ провјере у регистру плата за потребе пореза и извјештавања. Ово осигурава да се порески одбитак послодавца усклади са одбитцима запослених.
