Документација је важна за сваку имплементацију система, а рачуноводствени систем није изузетак. Документовање се обично врши на папиру или путем интернета са објашњењима зашто је донета одређена одлука над другима. Документација је обично стандард унутар фирме и обавља се на исти начин сваки пут када се имплементира нови систем, што олакшава читање и истраживање било којег питања.
Решавање проблема
Важност документације рачуноводственог система је јасно видљива када нешто крене наопако и људи морају да схвате како да је исправљају. На пример: Систем плативих рачуна додаје чудан порез одређеним добављачима. Најлакши начин да сазнате узрок овог проблема је да прегледате документацију да бисте видели како је систем подешен и зашто. Ово је пресудно када се систем први пут користи и људи проналазе неочекиване проблеме. Можда извештај тражи информације које не постоје. Разматрање документације би помогло у решавању проблема тако што би показало где су те информације постављене унутар система.
Одлуке
Документација рачуноводственог система треба да представља одлуке како се систем имплементира. Многи системи омогућавају много флексибилности и, заједно са флексибилношћу, доносе одлуке. На пример, документација би показала ко је одлучио колико цифара треба да има рачун, и разлоге због којих је та одлука донета. Ово је веома важно када нека фирма прође кроз велике промене и ново руководство жели да разуме одлуке које људи више не доносе. Можда су те одлуке биле мудре; можда не. Али барем постоји нека документација о одлукама донесеним за фирму.
Промене
Када систем треба да буде ажуриран новом верзијом или новим модулом, поседовање одговарајуће документације може да помогне у убрзавању процеса. Ово је пресудно ако је програм рачуноводства дизајниран посебно за компанију. Сви технички детаљи су веома важни када се узме у обзир компатибилност са другим софтвером и било какве промене које су потребне програму. На пример, можда ће вам бити потребан модул основног средства и желите да тај модул пренесе информације у главну књигу. Документација треба да вам пружи доказе о томе да ли то можете да урадите, и ако јесте, шта треба да се уради. Обично, људи из информационе технологије (ИТ) користе документацију за техничке информације.
Формат
Добра документација за рачуноводствене системе обично је комбинација дијаграма тока и текста. Много пута дијаграм података показује како је систем развијен и имплементиран боље од текста. То може бити мало компликовано за разумевање, зато се побрините да ваша документација има легенду тако да можете пратити концепте.
Остали формати документације су у облику упитника, гдје се постављају специфична питања и одговори се документују. На основу одговора, извјештаји и друга питања рачуноводственог система се рјешавају. Много пута документација има и дијаграме тока и упитнике.
Разматрања
Многе фирме документују како и зашто је одабран неки рачуноводствени систем умјесто других. То може дати корисницима заиста добру идеју о томе шта је тада размишљало, чак и ако нико од доносиоца одлука није у близини за питања. Пошто имплементација система може бити скупа, записници састанака су обично доступни за документовање процеса одлучивања. Можда је један продавац понудио бесплатну обуку која је била привлачнија од друге. Дакле, чак и прије имплементације система, документација би такођер требала бити доступна.
