Кружно писмо се користи за дијељење истих информација са великом публиком. Разликује се по намени од личног писма, које шаље одређене информације једном или неколико прималаца. Циркуларна писма се често користе за објављивање нових информација или за разјашњење политика. Они су донекле уопштени у теми, јер су широко читани. Писање било ког кружног писма захтева неколико важних корака.
Упознајте своју публику. За циркуларна писма читалаштво је разнолико, тако да може бити тешко проценити ниво претходног знања или познавање садржаја који желите да поделите са публиком. Међутим, размислите о већини могућих читалаца када пишете, тако да ваше писмо буде корисно за већину људи.
Разликујте унутрашња и спољашња кружна слова. Унутрашње кружно писмо, иако је дистрибуирано великој групи, и даље је ограничено на групу. На пример, бизнис може да упути интерно писмо запосленима о новој политици компаније. Насупрот томе, спољно писмо би било писмо које би се прослеђивало свим клијентима или јавности.
Користите тон и глас који одговарају типу комуникације (унутрашње или спољашње) за коју ће кружно слово функционисати. На пример, строг тон би био прикладан за циркуларно писмо свим запосленима који се баве кашњењем или одсуствовањем. Међутим, строг тон не би био прикладан да се користи за писање које треба прослиједити клијентима.
Делите само овлашћене информације. Пошто су циркуларна писма намењена великој публици, они нису погодни за откривање поверљивих информација или детаља који нису намењени широкој публици.
