Било да се састајете са клијентима како бисте представили приједлог или радни ручак са особљем, слање позивнице путем е-маила може бити брз и ефикасан начин координације догађаја.
Размислите о својој публици. Тон е-поште ће се морати прилагодити ономе кога позивате на састанак за ручак. Необавезни тон добро функционише ако је ваш ручак са особљем и трошиће време на дискусију о стратегијама и браинстормингу. Ако је сврха састанка озбиљнија, морат ћете то јасно нагласити у својој преписци са позваним особљем. Ако је састанак за ручак са клијентима, можда ће вам требати формалнији тон, у зависности од вашег радног односа са њима.
Пронађите ресторан који ће моћи да прими вашу групу. У зависности од броја позваних, можда ћете желети да потражите објекат који има приватну собу. Када планирате ручак са клијентима, може вам помоћи да нађете ресторан који је мање напоран, а разговор неће бити затегнут због буке.
Одлучите кога да позовете на састанак за ручак и консултујте канцеларијски календар да бисте утврдили да ли ће све стране бити доступне на дотични датум. За састанке са особљем за ручак, обавите брзи телефонски позив да питате да ли ће одабрани позвани бити на располагању тог дана, а затим их замолите да га задрже отвореним док се планови финализирају.
Позовите ресторан по жељи и поставите провизорну резервацију. Дајте им до знања да ћете можда морати да прилагодите број учесника ближе том датуму. Ако откријете да ћете имати више присутних него што је првобитно планирано, обавезно обавијестите ресторан што је прије могуће како би особље могло удовољити вашим потребама.
Саставите своју е-пошту, укључујући адресе е-поште сваке особе коју желите да позовете. Користите ред за тему да наведете разлог е-поште. Укључите речи као што су "Важно" или "Обележите своје календаре" и укључите датум и разлог. На пример, ваш предмет може да прочита: "Важно: Радни ручак на 2/18/09-РСВП потребан." За ручак са клијентом, наравно, мораћете да финесирате линију теме и да је преокренете на захтев, а не на захтев.
Користите поруку е-поште како бисте објаснили неопходност састанка за ручак и оно што желите да учесници донесу или поделе током састанка. У зависности од тога колико је тешко обесити људе, можда ћете желети да им дате РСВП, тако да можете финализирати број резервација у ресторану.Ако постављате ручак за клијента, можете затражити састанак за ручак и навести које ставке желите да разговарате с њима
Савети
-
Ви треба да се базирате на радној атмосфери ваше компаније, од неформалног до формалног. Пошаљите копију административном особљу како би се уредски календар могао ажурирати.
