Дигитални свет је учинио комуникацију најзначајнијим вештинама како за појединце тако и за корпорације. Када се комуникација распада унутар компаније, то је често предиктор када ће друга динамика на радном мјесту слиједити ту спиралу према доље. Да би се савладала комуникација, мора се схватити фундаменталне разлике између формалних и неформалних комуникација и када се свака од њих најбоље примјењује. Када је комуникација флуидна и отворена, она често доводи до повећане ефикасности, бољих односа и већег морала.
Шта је корпоративна комуникација?
Прије уласка у замршеност формалних и неформалних метода комуникације, добро је имати основну суштину онога што обухваћа корпоративну комуникацију.
Корпоративна комуникација може бити и интерна и екстерна. Понекад, то може бити образовање запослених о имиџу бренда и како одржавати и пројектовати бренд кроз све њихове напоре. Комуникације се користе за изградњу односа са заинтересованим странама. Преко порука се штета контролише или погоршава када ствари иду бочно. Комуникације дефинишу маркетинг, односе са јавношћу и спољну свест о бренду. У порукама и комуникацијама корпорације стварају оквире за то куда се крећу и који пројекти се спуштају.
Укратко, корпоративне комуникације су иза готово сваког аспекта модерног пословања. Изазов у комуникацији је кључни начин како запослени тако и менаџмент могу своје каријере довести до већих висина.
Шта су формални и неформални начини комуникације?
Било који начин који одабере да направи нешто познато је начин комуникације и разноликост је огромна. Неки укључују:
- Разговарамо о хладњаку воде.
- Слање е-поште за цијелу компанију или од особе до особе.
- Књижење на корпоративне форуме.
- Дељење у корпоративном билтену.
- Закачити памфлет на огласној табли за ручак.
- Пеер-то-пеер порука.
- Групни или тимски разговори у компанији Слацк гроуп или Басецамп боард.
- Обраћајући се округлом столу.
- Говори на пикнику.
- Било који облик писања, друштвених медија, па чак и видеа.
- Издавање извештаја заинтересованих страна.
Ниједна од ових метода није ефикасна у комуникацији. Сви добију реч. Питање је да ли су они прикладан метод за ту поруку? Што је још важније, да ли су неприкладне?
У неким регионима слање порука након радног времена може бити противно закону или кршење уговорених услова запосленог. Пријатељство на Фацебоок-у може бити неприкладно за супервизора или менаџера јер то може довести до необузданог неформалног рада изван радног времена. Од региона до региона и од компаније до компаније, данашњи спектар комуникација представља различите дилеме и разматрања које треба признати и разумети и од стране менаџера и запослених.
Примјери неформалних комуникацијских метода
Неформална комуникација је било који начин комуницирања који не прати корпоративни ланац командовања или се придржава утврђених најбољих пракси унутар компаније. То може укључивати трачеве, гласине, необавезно ћаскање, шала на одмору и даље. То се дешава у порукама е-поште, текстовима, апликацијама за групно слање порука, рукописним белешкама, постављеним на извјештаје, телефонским позивима, па чак иу тимским блоговима. Често се сматра равноправним, што значи да се ретко дешава са особама на различитим нивоима власти.
У принципу, то може бити нагло, непланирано, необавезно и непровјерено. То обично није значило да се узме као завршна ријеч и често се очекује да ће бити забрањена.
Можда један запосленик каже: “Видио сам извјештаје о продаји и мислим да то значи лоше ствари за нашу сигурност посла.” Ово је неформална комуникација која ни на који начин не представља крајњи резултат компаније. Продаја може бити смањена из било којег разлога, од великог клијента који је објавио банкрот до развоја производа који се развијао за ново лансирање које би могло учинити стари производ застарелим. Да би било ко могао да узме такву неозбиљну примедбу као што би еванђеље могло бити опасно за морал тима. Важно је да запослени схвате да случајна опажања као „неформална комуникација“ једне особе могу оштетити тим.
Рецимо да још један запосленик шаље текст у цијелој компанији позивајући све за поподневна пића на Ванда'с Ватеринг Холе, гдје су пића са сретним сатима најјефтинија икад. То се можда догодило на корпоративном рачуну и може укључивати запослене, али то је неформално и несанкционирано окупљање уреда. А ово су одлични градитељи тимова и треба их охрабривати, али компанија треба да има политику о томе како су такви догађаји организовани - као што је не путем е-маил рачуна компаније.
Неформална комуникација може бити било каква врста снимања повјетарца. Запослени говоре о свом викенду или шире вијест да је Јоице имала своју бебу. Фудбалски базени, ћаскање о времену, грижење око паркирања или гласно размишљање о новом тромесечном производу - све је то неформално.
Када је комуникација на радном мјесту неформална, често не постоји потреба за одржавањем приватности нити очекивањем приватности.
Примери формалних комуникационих метода
Када се формално комуницира на радном мјесту, генерално се разматра усмјереност. То је одозго-доле, одоздо-нагоре, латерално или хоризонтално. Укључује одељења и успостављене праксе. Формална комуникација је углавном замишљена унапријед - то је порука која је осмишљена и планирана, а затим дистрибуирана за одређене запосленике, специфичне одјеле или чак за компанију или њене заинтересиране стране у цјелини.
И она се може појавити у е-порукама или путем телефонских разговора. Али најважнији критеријум за формално комуницирање је да се он сматра „комуникацијом кроз одговарајуће канале“.
Један примјер би могао бити када компанија брасс издаје е-маил са прилогом који је формално написан, објашњавајући зашто се прековремени рад не може наплаћивати и неће бити надокнађен за одређено трајање. Такво писмо ће укључивати управљање, рачуноводство и можда чак и правну службу, тако да она штити компанију од било кога ко је погрешно схватио писмо и покуша да обрачуна неодобрено прековремено. То ће вероватно укључивати „потврду о читању“ на е-маилу као доказ да је сваки прималац отворио и прочитао наведено саопштење.
Извјештај о залихама дионика је формална комуникација. Преглед запосленика код менаџера може се сматрати формалном комуникацијом када је у питању писани извјештај. Видео који је креиран од стране менаџмента како би објаснио пројекат и доступан преко корпоративног облака је формалан, док је видеоцхат неформалан. Корпоративни блог пост је формални начин да се вијести о новим производима или услугама пренесу не само тиму компаније, већ и њиховим постојећим и потенцијалним клијентима. Када се јављају лоше вијести о пројекту и одјел за односе с јавношћу ставља ватру, то је вањска формална комуникација.
Све ове методе комуникације имају заједничку заједничку ствар - ниједна од њих није спонтана. Сви ће вероватно укључивати добру граматику, концизан језик, индустријски жаргон, корпоративне термине и вероватно чак и брендирање компаније.
Зашто вам требају формалне и неформалне методе комуницирања
Комуникација утиче толико на оно што се дешава у нашим животима. Он угуши страхове; она инспирише и образује. Она гради односе и може их раздвојити.
Компаније које немају добре комуникације често трпе широк спектар проблема. Може да збуни запослене о томе шта да предузму или како да се понашају. Могу се појавити сукоби између одељења. Грешке се дешавају. Могу да се разбуктају. Резултати могу бити све од неефикасности до правних проблема.
Добром комуникацијом - и неформалном и формалном - корпоративна култура тежи да буде јача, здравија и продуктивнија. Када запослени осјећају да имају алате за комуникацију и међусобно и са менаџментом, они често боље разумију своје улоге и циљеве.
Када менаџмент има широк спектар расположивих средстава за комуникацију са запосленима, он ствара боље односе, подстиче већу лојалност и може довести до повећања укупне продуктивности.
Ако се комуникација одвија само неформално или формално, то ствара конфликте.
Примери мешане или лоше управљане комуникације
Можда се менаџмент никада не мијеша са њиховим тимом. Можда Петер, шеф продаје, нема појма да се Јохн у последње време осећа болесно, захваљујући Јохновом храбром лицу. Као резултат тога, Петер не схвата да је тим под стресом јер се Јохн толико труди. Када Џон обавијести Петра да му је дијагностициран рак, то је шок, јер Питер никада није цијенио разговор око хладњака за воду и избјегава неформалне објаве е-поште. Пошто је Питер био толико удаљен на неформалном нивоу, његов продајни одјел му не вјерује, а они имају страхове од тога што Јохнова дијагноза рака значи за Јохнову сигурност на послу и предстојеће радно оптерећење.
Добри менаџери разумију да неформална комуникација чини односе јачим, не само на њиховом крају, већ и као блок за изградњу морала за цијелу компанију, од рецепционара па до потраживања.
Међутим, ако је комуникација само неформална, то оставља запослене збуњеним и фрустрираним. Ако се свака политика компаније издаје само спонтаним, реакционарним е-маил експлозијама, а никада се формално не издаје као добро осмишљена порука, може се осјећати као да се стубови циљева стално крећу. Да ли је то заиста политика, или само друго расположење у којем је управа?
Можда, у мају, руководилац развоја производа разбија компанију са необавезним писмом које каже: “Тим је напорно радио на новом интерфејсу који ће учинити наш рачуноводствени софтвер лакшим за клијенте. Нисам сигуран у име или датум објављивања, али дефинитивно је у току."
Затим, у јулу, е-маил је изашао говорећи: "Вратили смо се на плочи за цртање на интерфејсима. Циљ је повећана функционалност која резултира мањим бројем позива за услуге корисницима. ”
Ипак, није било никаквог формалног саопштења о било каквом повезивању са редизајном интерфејса. Шта би запослени требало да кажу или учине у вези са проблемима са интерфејсом ако клијенти питају? У овом случају, императив је да компанија то уради заједно и изда формално саопштење у којем се каже тачно на шта ради развојни тим, јер је то кључна информација за сваки ниво компаније, од буџетирања до маркетинга, а одељења могу развити план акције на надолазећим интерфејсима.
Како подучавати запослене Формалне и неформалне методе комуницирања
Када је у питању комуникација, у питању је више него икада. Политике су критичне у корпоративном окружењу, и када се то поставља, то је формално. Потребне су писане смјернице, уз појашњења по потреби. Можда се разјашњење може догодити путем обраћања особљу на састанку, или дозвољавања Слацк канала за дискусију, али важно је да не буде двосмислености.
Позовите запослене да се ангажују и постављају питања ако нису сигурни у било шта. Дајте им до знања да је у реду послати е-маил или другу писану комуникацију ако желе да им се одговори на папир. Такав траг штити фирму.
Политике би требале указивати на то гдје се фирма залаже за ствари попут трачева - да може бити штетно и непродуктивно, да сви запосленици заслужују поштовање и приватност о питањима како на радном мјесту тако и изван њега. Политике би такође требале појаснити да, иако су људи слободни да користе друштвене медије као приватна лица, они не смију дијелити радни производ или говорити о стварима компаније на својим друштвеним каналима.
Смернице такође могу да разјасне да ли је у реду да користите неформално електронско писмо у раду или да ли би таква саопштења требало да буду ограничена на апликације за размену порука и слично. Требало би да утврде да ли постоје правила за слање порука или слање е-поште након радног времена и да ли се од запосленика очекује да надгледају ове офф-сите.
Ово је такодје потребно да се понови политика која се односи на флертовање и узнемиравање, јер су они увек неформалне комуникације које често подстичу правила компаније.
Коначно, писани приручник о комуникацији унутар компаније је најбољи начин да се успостави култура корпоративне комуникације. Запамтите, неформална комуникација је вриједан, морално-градитељски дио сваког радног мјеста и требало би јој се допустити да цвјета. Свакако, може се измакнути контроли ако је нон-стоп, тако да компанија треба да има смјернице о томе када је то прикладно и шта је прикладно да се неформално расправља. Сексуална освајања, не, али одличан викенд у колиби, то је у реду.
На крају, стварајући позитивну, отворено комуникативну радну средину, видећете да ваша компанија има мање стресно, продуктивније окружење, са запосленима који се осећају лојалнијим и вреднијим на радном месту.
