Извјештај о пројекту преноси статус текућег пројекта у непрофитној организацији. Обично ће извештај садржати специфичне информације о буџету, оствареним прекретницама и свим проблемима који су се појавили од почетка пројекта. Приликом писања извештаја о пројекту пратите основни формат, али слободно додајте или уклоните делове који одговарају вашој специфичној организацији и циљевима.
Направите предњу ствар за извјештај. Направите уредну насловну страницу која садржи име пројекта, датум извјештаја и имена пројектног менаџера и чланова тима. Ако је ваш извештај дужи од пет страница, размислите о додавању садржаја да бисте олакшали проналажење информација.
Да бисте започели извештај о пројекту, напишите део за преглед који објашњава читаоцу основни статус пројекта и како ће он утицати на вашу непрофитну организацију. Држите овај одјељак на једној страници или мање и пишите с циљем пружања обимног објашњења напретка који је ваш тим направио на пројекту. Након читања прегледа, рецензент би требао имати основно разумијевање опсега пројекта, тренутног статуса, онога што је остало да се уради и било каквих проблема које очекујете.
Напишите најновију информацију о прекретницама које сте до сада постигли. У овом одељку објасните сваки завршени циљ пројекта и реците читаоцима да ли је то било на време. Укључите све позитивне утицаје или неочекиване користи од прекретнице. На пример, ако сте завршили циљ недељу дана пре распореда, објасните како ће то убрзати коначни производ или уштедети новац за вашу непрофитну организацију.
Обавестите читаоце о статусу буџета пројекта. За непрофитни буџет је често највећа брига. У одјељку буџета направите анализу буџета по линији која објашњава шта сте потрошили и што је преостало за трошење. Ако постоје било каква одступања, наведите објашњење и кораке које ћете подузети како бисте надокнадили разлику.
Наведите објашњење за било каква кашњења или проблеме. Ако је ваша непрофитна организација наишла на неочекиване проблеме током пројекта, обавезно укључите део који детаљно описује проблем. Да бисте уверили чланове одбора и клијенте, укључите конкретне кораке које ћете предузети да бисте исправили или спречили проблем.
Објасните следеће кораке. У кратком прегледу, допустите читатељима да знају шта се даље дешава у пројекту. Ако вам је потребно додатно особље или информације, наведите сваку ставку. Ове информације су кључне за непрофитне са ограниченим ресурсима. Затворите на позитивну ноту, ако је могуће, изражавајући увјерење да ће пројекат бити завршен на вријеме и по буџету.
