У поређењу са факсовањем, слање е-поште је практичнији начин добијања информација од једне до друге тачке.Али не би требало да постепено уклањате факс машину као основни уредски алат. Наравно, ту је и повремена заглављена машина, сигнал заузетости и недостајућа страница, али факс машине су вредне коришћења и имају предности: већа документа се могу послати, неки људи их виде као професионалнији облик пословне комуникације, а потписани потписи на факсовима су легитимни.
Упишите име примаоца и пошиљаоца факса у одељке За и Од насловне стране факса.
Унесите бројеве телефона и факса у одговарајући број факса и телефона бр. поља. Ово је корисно у случају да прималац мора позвати или послати факс.
Уметните укупан број страница укључених у факс, укључујући насловну страницу у Тотал бр. странице или бр. Ово ће рећи примаоцу колико страница би требало да очекују у факсу.
Напишите једну до три ријечи које описују сврху факса у РЕ дијелу насловног листа. Укључите референтни број ако је примјењиво.
Попуните одговарајућу рубрику или заокружите одговарајући опис ријечи који означава хитност факса или жеље вашег одговора од примаоца.
Већина факсова укључује дескрипторе одговора, као што су: За преглед (није потребна никаква акција), Молимо да коментаришете (потребан одговор), Хитно (одмах обрадите), Повјерљиво (само за одређене очи) или Молимо одговорите (потребан одговор).
Напишите било које додатне напомене или упутства које желите да прималац прочита или будете свјесни у празном доњем дијелу (Коментари) на насловној страни факса.
Уметните датум слања факса на врх листа, након што прегледате факс и проверите да ли су сви релевантни делови насловне странице комплетни.
Савети
-
Одштампајте јасно и читљиво да бисте били сигурни да је насловна страна читљива.
Користите плаво или црно мастило у случају да се насловна страна скенира или фотокопира.
Упозорење
Избегавајте слање поверљивих информација путем факса. Нема начина да сазнамо ко је на другом крају.
