Ако сматрате да трошите сате тражећи одређени документ или датотеку, можда је вријеме да преуредите организациони систем ваше канцеларије. Ако имате много датотека и фасцикли, потребно је неко време да их прођете и све их организујете. Међутим, на крају ће то бити добро, јер ћете тачно знати гдје ћете све наћи. Ако се осећате преоптерећено решавањем целе канцеларије одједном, покушајте да прођете кроз само једно подручје дневно док не завршите.
Ставке које су вам потребне
-
Инбок / оутбок
-
Фајлови
-
Фолдерс
-
Лабелс
-
Кабинет за архивирање / кутија за архивирање
Поставите инбок и оутбок у једном углу вашег стола. Чувајте све одлазне рачуне, обавештења и друге ставке које треба послати поштом или дистрибуирати у излазном сандучету. Дневно отпремите ове ставке. Поставите долазне датотеке, документе и пошту у инбок. Такође, свакодневно поступајте или стављате ове предмете на увид; дакле, они неће постати неред.
Направите категорије за датотеке и фасцикле. То ће варирати, у зависности од врсте посла. Неке категорије могу имати очигледне ознаке, као што су клијенти, пореске информације, продавци и предстојећи пројекти. Фокусирајте се на класификацију свих ваших докумената у ове велике категорије.
Подијелите велике категорије на мање подкатегорије, ако је могуће. На пример, ако ваше предузеће има клијенте, креирајте један фолдер за сваког клијента. Ако су документи клијента сувише бројни да би се уклопили у једну мапу, раздвојите ову категорију још више. Одвојите датотеку клијента у различите фасцикле за различите типове докумената.
Означите све своје датотеке. ЦНН Монеи препоручује означавање датотека према томе како ћете их вјеројатно тражити. На пример, уместо обележавања нејасног фајла „Форм 27Г-28А“, означите га „Рачуни“ или сличну применљиву категорију. То олакшава брзо проналажење докумената.
Ставите сва документа у ормар за картотеку, кутију за архивирање или сличну посуду. Ако имате много датотека, чувајте оне које најчешће користите поред радног стола. Ако вам понестане канцеларијског простора, чувајте документе које можете користити само једном годишње у одвојеном одељку за одлагање ормара или у другој просторији.
Држите одвојену хрпу докумената означених за смеће док сортирате своје датотеке. Благовремено уништавање старих и ирелевантних докумената је кључ за одржавање организоване канцеларије. Ако нисте сигурни да ли можете да се ослободите документа, одредите једну фасциклу за могуће смеће и задржите документ тамо док га не уништите.
