Чак иу канцеларији за једну особу, организовање канцеларијских процедура је од суштинског значаја за ефикасно пословање предузећа. Креирање скупа организованих процедура олакшава вођење бизниса и смањује количину времена потребног за надземне задатке као што су подношење, куповина и обављање основних папира.
Ставке које су вам потребне
-
Софтвер за обраду текста
-
Принтер
-
Везиво са три прстена
Направите листу процедура које треба организовати. Побрините се да наведете све канцеларијске процедуре које очекујете да ћете радити у будућности, чак и ако се раде ријетко.
Одредите особу која је тренутно одговорна за сваки уредски поступак. Ако је одговорно више од једне особе, идентификујте особу која најучинковитије обавља поступак или ко је најјасније у описивању поступка.
Захтевајте да свака особа напише детаљан опис како обавља сваку канцеларију. Обезбедите да свака особа прати корак по корак, јасан формат тако што ће пружити шаблон или узорак о томе како би требало да се напише сваки опис процедуре у канцеларији. Захтевајте да свака особа достави копију свог описа у заједничком формату документа за обраду текста.
Комбинујте све описе уредских процедура у један главни документ, организован у поглавља по функцији. На пример, групирајте све рачуноводствене процедуре у једно поглавље, све процедуре слања у друго поглавље.
Одштампајте комплетан документ и обезбедите најмање један регистратор са три прстена са свим канцеларијским процедурама за ваше особље. Обезбедите сваком члану особља посебан документ који покрива све канцеларијске процедуре за које су одговорни, и осигурајте да сви запослени прочитају документе који се односе на оне канцеларијске процедуре које редовно обављају.
