Постоје случајеви када је потребно да промените опис радног места запосленог или када треба да доделите одређени посао задатку запосленом за посебан пројекат или за одређени временски период, као што је период одмора другог радника или одсуство. Без обзира на околности, комуникација је важан елемент додјеле посла. Комуникација може направити разлику између одличног учинка и непотпуног посла.
Одредите разлоге за додјелу посла својим запосленима. Процес за додјелу посла је различит за редизајнирање описа посла него за додјелу дужности за тимски пројекат. Редизајнирање описа посла је релативно лако јер имате празно платно из којег можете почети да додељујете дужности. На пример, ако треба да доделите посао извршном помоћнику, спроведите истраживање о типичним задацима помоћника вишег руководства. С друге стране, ако ваш тим ради на одређеном пројекту, одредите који су задаци дио укупног пројекта и одредите ресурсе запосленика који су вам доступни.
Забиљежите вјештине, искуство и способности ваших запосленика. Поред тога, питајте запослене о њиховом претходном радном искуству и интересима за каријеру. Према Женским медијима, делегирање ефективно захтијева пажњу посвећену вјештини запосленог. У њему се каже: "Побрините се да делегирате некога ко може успјешно обавити задатак." Ово је ваша прилика да мотивишете запослене који желе да покажу своје способности и унапреде своју вредност у организацији.
Направите листу задатака. Користите преглед резимеа, апликација и доприноса запослених како бисте утврдили ко има потребне вјештине за обављање посла. Ако имате два или више запослених који су подједнако квалификовани и имају интерес за обављање истог посла, осмислите начин да подијелите одговорности тако да један запосленик није фаворизиран изнад другог.Ако постоје само незнатне разлике у квалификацијама запосленика, размислите о томе да га доделите најквалификованијем запосленику и одредите алтернативу у случају да само један запосленик не може да заврши задатак.
Развити метод комуникације који објашњава додијељени рад, потребне квалификације и очекивања. Ово је најважнији корак у одређивању радних задатака, стога ваша комуникација мора бити јасна и мора се односити на сваки елемент посла. Очекивани исходи и очекивања од посла су део ваших стандарда перформанси. Стандарди перформанси су мјерења која се користе за оцјењивање рада. Узорак стандарда перформанси за додељени рад може бити "Користи Мицрософт Аццесс за унос 100 евиденција продаје недељно са најмање 98% тачности". Користећи овај пример, ви додељујете нови задатак, као и успостављање стандарда перформанси који ће се укључити у оцену рада запосленог.
Разговарајте о новом задатку са запосленим. Будите спремни да одговорите на питања о томе како извршити задатак, рокове и коме запослени треба да постави било каква питања у вези са задатком. Ово је део вашег начина комуникације. Морате бити у стању да у потпуности објасните задатак, зашто је то важно за организацију, које су вештине потребне и како запосленик има користи од преузимања новог задатка. Запослени који су заинтересовани за развој каријере или усавршавање вештина заинтересовани су да науче како имају користи од прихватања нових одговорности.
