Сваки састанак или пројекат је успјешнији ако се задаци додијеле током састанка и заврше изван састанка. Пратећи једноставну формулу од 3В (Шта, Ко и Када) за састанке, повећавају се шансе да се продуктивни рад обавља изван времена састанка и на време. Правилно додељивање акција може смањити проблеме везане за праћење. Добра акција ће помоћи у тестирању добрих идеја и рјешења проблема, као и имплементацији свих одлука које су донесене током састанка.
Ставке које су вам потребне
-
Папирна или маркерска плоча
-
Пен или Дри-Ерасе маркери
Пре завршетка састанка, проверите све радње које су идентификоване током састанка и утврдите да ли су потребни и додатни задаци. Почните са ШТА су акције. Питајте групу "Које радње морамо да урадимо да бисмо остварили велике резултате пројекта?" Ово помаже групи да разуме шта треба да се уради и зашто је важно за пројекат или тим. У формулацији ставке акције, обавезно користите акцијске глаголе и будите спремни дати неке појединости о томе шта је заправо потребно да се радња правилно спроведе.
Затим пређите на СЗО која ће сваку акцију питати групу "Ко су најбољи људи за ове акције?" Свака акција мора бити дата некоме или неће бити учињена. Ко је тим или члан пројекта који се слаже да буде одговоран и одговоран за све активности које су потребне за извршење додијељене акције. Акција се може доделити најквалификованијој особи или под-тиму, или неко на састанку може волонтирати да уради акцију. Ако је акција додељена некоме ван састанка, неко на састанку треба да буде одговоран за објашњавање додељене акције особи која није на састанку.
Урадите део КАДА пре него што кренете са акција и на одлагање. Питајте групу "Када ће те акције бити извршене како бисмо завршили наше пројекте на вријеме?" Рок за сваку акцију треба да буде стварни датум календара када се радња мора завршити да би тим или пројекат остварили свој посао. Ово никада не би требало оставити празно или написати као АСАП јер датум осигурава да је неко одговоран за извршење акције на вријеме. Додељивањем датума, особа која предузима акцију ће бити у стању да испланира нови задатак са својим другим радом и да буде у могућности да утврди да ли постоји ваљани разлог зашто радња можда неће бити завршена до жељеног датума групе пре него што буде превише касно.
Након састанка, ставите 3В акције у записник са састанака и дистрибуирајте свима који су присуствовали састанку или који су примили акцију. Ово документује све радње и ко је одговоран, као и када се ради о акцијама.
Савети
-
Ако постоји састанак за праћење, када се подсјетник пошаље за тај састанак, укључите све радње које су до тог датума, као и уобичајене детаље састанка.
