Често у послу, од нас се захтева да укључимо пропратно писмо које ће пратити већи извештај који се може послати поштом, посебном доставом или чак е-поштом. Формално пропратно писмо има врло специфичну сврху и требало би да буде написано на такав начин да уводи и описује садржај, да понавља истакнуту тему извјештаја, као и да наведе сљедеће кораке или акције које треба подузети.
Писање извјештаја
Користите меморандум компаније како би саставили пропратно писмо извештаја са поштовањем према важности документа који прати. Чак и ако користите е-маил стационарно, третирајте га као папирно пропратно писмо тако што ћете на страницу е-поште укључити слику логотипа компаније.
Укључите датум и податке о адреси, укључујући име и презиме, назив, назив фирме, адресу улице и града, поштански број. Користите поздрав "Драги", праћен формалним поздравом, као што су скраћенице господин, госпођа, или госпођа, ако је појединац странац или "драги" са првим и / или презименом примаоца ако је појединац познат.
Наведите сврху слова у телу слова користећи речи као што је “Ово писмо даје (име извештаја) за ваш преглед или коментар (или било коју жељену акцију). Искористите ову прилику да укратко сажмете о чему се ради у извјештају. Покушајте да сумирате сврху извештаја што је могуће језгровитије - максимално у једној или две реченице.
Запазите закључак извештаја овде, а не дајте да откријете суштину налаза извештаја. Желите да читалац прочита стварни извештај, а не само пропратно писмо. Пропратно писмо би требало да подстакне читалчеву апетит за оним што ће се наћи у завршном извештају.
Имајте формални закључак или следећи одељак где ћете навести које су жељене акције од адресата. Да ли желите да они проследе документ или да потпишу документ или да координирају већи састанак како би представили налазе? Будите веома специфични у вези са наредним корацима, као и даном и датумом, ако је потребна осјетљива радња.
Завршите пропратно писмо са формалним потписом као што је Срдачно, Веома истинито или С поштовањем. Укључите име и наслов аутора писма. Наведите имена других појединаца који ће примити извјештај и пропратно писмо у листи цц.
