Иако писана комуникација има неколико очигледних предности у односу на усмену комуникацију, као што су недвосмисленост у значењу, лака репликација и трајност, писана комуникација није увек најбољи избор за пословну, академску или личну комуникацију. Разумевање недостатака писане комуникације позиционира вас да одредите најбољи начин комуникације за сваку ситуацију.
Имперсоналити
Писана комуникација је мање лична него усмена комуникација, што је чини мање идеалном за емоционалне поруке. На пример, већина људи сматра да важне вести, као што су отпуштање, унапређење, прекид везе или предлагање брака, морају бити лично саопштене. Комуникација путем писања или е-поште је такође мање ефикасна од комуникације у лицу при изградњи личних односа.
Могућност комуникације
Писана комуникација не укључује нијансе тона гласа или израза лица, што чини погрешну комуникацију вјероватнијом. Хумор и сарказам су посебно тешки у писаној комуникацији и могу се тумачити као увреде. Ово присиљава људе да пишу у формалнијем, озбиљнијем тону, доприносећи неособној природи писане комуникације.
Недостатак тренутне повратне информације
Усмена комуникација генерално генерише тренутну вербалну и невербалну повратну информацију, која често наводи следеће изјаве говорника. Писаној комуникацији недостаје овај важан елемент, па чак и са неким облицима дигиталне комуникације као што су текстуални или инстант поруке, писаним одговорима недостаје спонтаност усмене комуникације. Писана комуникација не може се одмах прилагодити потребама публике, разјаснити питање или одговорити на побијање. Осим тога, ако дође до неспоразума, писац можда неће сазнати о томе на вријеме да би га исправио.
Трошкови, материјали и складиштење
Писана комуникација често траје дуже од усмене комуникације, тако да може бити скупља за предузећа. Поред тога, штампане копије писане комуникације захтевају штампаче, мастило и папир и заузимају простор за складиштење.У многим случајевима, електронске комуникације такође морају бити ускладиштене, иако су трошкови таквог складиштења у смислу простора и трошкова далеко мањи него за складиштење на папиру. Без обзира да ли је штампани или електронски, ускладиштени материјал може се ненамерно изгубити или уништити.
Одговорност
Сталност писане комуникације може створити проблем одговорности. На пример, док се говорне напомене лако заборављају, е-поруке, меморандуми и други документи могу се користити као доказ на суду, чак и годинама након што су написани. Поред тога, лака репликација писане комуникације га чини ризичнијим; док изречена шала која није у боји може увриједити неколико људи, на примјер, неприкладна е-пошта може одмах бити прослијеђена тисућама приматеља.
