Постоје бројне врсте писаних комуникација које се користе у пословању. Компаније користе писану комуникацију да упознају запослене са политиком компаније, информишу купце о производима и услугама и информишу инвеститоре о корпоративним стратегијама. Кључ за писање ефективне пословне комуникације је прилагођавање поруке циљној публици. Пишите на јасан, једноставан и концизан начин како би људи лако разумели вашу поруку.
Емаилс
Е-поруке су најчешћи облик писане пословне комуникације, према он-лине референтном сајту Стартупбизхуба. Пословни стручњаци користе е-пошту за слање докумената, постављање састанака, потврђивање састанака и контактирање кандидата за посао. Упркос њиховој релативној лежерности, ваша е-пошта би ипак требала бити професионална. Побрините се да своје адресе е-поште пошаљете свим заинтересираним странама. Остављање само једне особе може ометати ефикасност ваше е-поште. Такође, наведите специфичну тему е-поште у области "Предмет". Избегавајте писање дугих пасуса у е-порукама. Уместо тога, подијелите текст са краћим параграфима и тачкама, према Форбес онлине магазину.
Предлози
Приједлози су документи који описују предстојеће пројекте. На пример, пословни консултанти и рекламне агенције подносе предлоге компанијама за пројекте или посебне задатке. Менаџер маркетинга може поднијети приједлог истражном и развојном одјелу за провођење истраживања производа. Предлози су често само једне или две странице. Многе компаније користе специфичне обрасце за своје предлоге. Побрините се да јасно одредите све кораке и задатке пројекта у вашем приједлогу. Укључите и повезане трошкове сваког специфичног задатка. На пример, наведите трошкове штампања, слања поште и поштарине ако пишете предлог за пројекат директне поште.
Извештаји
Извештаји су друга врста писане пословне комуникације. Компаније користе извештаје како би информисале запослене о различитим аспектима пословања. На пример, одељење за финансије ће писати финансијске извештаје да би сумирало профит и продају компаније. Слично томе, менаџер маркетинг истраживања може да напише извештај који резимира резултате телефонског истраживања корисника. Напишите своје извештаје у структурираном формату. Наведите кратак увод у свој извјештај. На пример, реците менаџерима одељења како и када сте спровели телефонску анкету за клијента. Укључите кључне циљеве које сте планирали за пројекат. Сажетак ваших налаза у тијелу вашег извјештаја. Додајте графиконе и графиконе да разјасните сложеније концепте. Укључите поглавље сажетка у ваш извјештај који наглашава кључне налазе или резултате. Штавише, увек укључите пропратно писмо са својим извештајем да га представите менаџерима или руководиоцима.
Брошуре
Брошуре су литература која садржи ваше производе и услуге. Компаније користе брошуре да продају производе или помажу представницима продаје у продајним позивима. Компаније производе брошуре у многим облицима и величинама. Неке брошуре имају величину слова, док су друге преписане на пола или трећине. Користите боје и слике у вашим брошурама које садрже ваше главне производе или услуге. Подијелите сваку страницу ваше брошуре са доста празног простора, што брошуру чини читљивијом.
