Вођење састанка није увек лако. Људи су познати по томе што не воле састанке, прескачу их и не обраћају пажњу када присуствују. Ако морате да водите састанак, спроводите неколико корака здравог разума који ће обезбедити закључак међу вашим учесницима да је ваш састанак био вредан и ефикасно вођен.
Обелоданите датум и време састанка унапред, тако да учесници могу да одрже своје распореде јасним. Такође, пошаљите подсетник е-поштом дан раније. На крају, корисна је најава на интеркому 15 минута раније. То минимизира вјероватноћу да било тко заборави да присуствује.
Почни на време. Ово показује поштовање према тачним људима. Потврдите касно, ако уопште. Не треба спомињати кашњење током састанка.
Унапред уредите своју технологију и осигурајте да је све у исправном стању. Ништа није горе за присутне него да гледате како се борите за свој лаптоп линк 15 минута.
Имајте план, држите га што је могуће краћим и држите га се. Унапред пошаљите е-маил дневном реду тако да учесници могу размислити о томе. На састанку, ако неко оде са дневног реда, реците: "Хајде да размислимо о стављању те бриге на дневни ред за наш следећи састанак."
Уверите се да је сврха вашег састанка врло јасна. Дневни ред би требало да помогне у томе, али морате додатно разјаснити. Обезбедите да ли је ваша сврха да решите проблем, разговарате о опцијама или спроводите обуку. Побрините се да сви тачно знају зашто су присутни.
Запамтите да људи уче на различите начине. Користите разне медије - визуелне, аудиторне, чак и физичке активности - да пренесете своје тачке.
Тражите од људи да напишу све додатне идеје које су имале у вези са темом и оставите их у гомили на излазу на крају састанка. Касније, дајте сваком учеснику штампану копију записника са састанка или уместо тога е-пошту.
Савети
-
Ако ће састанак бити дужи од 30 минута, размислите о постављању чоколаде на столове за присутне.
Упозорење
Избегавајте излазак са теме. То је један од главних разлога због којих људи осјећају да су састанци губљење времена.
