Аутор и колумниста Харвеи МацКаи је једном рекао: "Ако не планирате, онда планирате да не успете." Успешан вођа пројекта мора бити у стању да жонглира са многим лоптама док се бави разноликим тимом људи, а стратешко планирање, процјена и мјерење је у самом срцу свега. Ако саставите детаљан план, комуницирате јасно са својим тимом и мјерите напредак на путу, пут до успјешног пројекта је готово сигуран.
Дефинишите своје циљеве. Пре него што почнете да водите било који пројекат, морате блиско сарађивати са својим клијентом како бисте били сигурни да сте на истој страници када дође до онога што се очекује од коначног резултата и да су очекивања клијента разумна. Направите документ дефиниције пројекта који даје горњи преглед, наводи договорене циљеве и укључује опсег пројекта, све претпоставке и ризике, како планирате да приступите пројекту, који ће делови ваше организације на крају радити на пројекту и процењене трошкове и процене трајања. Немојте започети пројекат без потписивања од стране спонзора или купаца и било ког кључног актера.
Планирајте, планирајте и планирајте још нешто. Јацк Гидо и Јамес Цлементс, аутори „Успјешног управљања пројектима“, кажу да „одузимање времена за развој добро осмишљеног плана прије почетка пројекта је од кључног значаја за успјешно остварење било којег пројекта“. разбијањем пројекта у низ мањих канте, идентификујући задатке унутар сваког од њих. Укључите јасне прекретнице у планирање, које ће вам помоћи да процените да ли сте на правом путу или не како напредује пројекат. Укључите трошкове које ћете остварити на сваком кораку и процијените радне сате за сваки задатак.
Окупите тим који ће радити на пројекту на основу радних сати и вјештина које су вам потребне током процеса планирања. Јасно саопштите свеукупне циљеве, циљеве, обим и буџет, као и њихове појединачне улоге у пројекту. Осигурајте да сваки члан тима има буџет и ресурсе за обављање посла. Користите РАЦИ табеле по потреби тако да је јасно ко је одговоран или одговоран за сваку прекретницу, као и ко су доприносиоци и ко треба да буде информисан о напретку.
Направите распоред за редовну комуникацију са тимом. За дугорочне пројекте, један формални састанак тима мјесечно може бити довољан, прелазећи на једном тједно како пројект напредује. У последњим недељама пројекта можда ћете наћи да су свакодневни састанци неопходни. Будите доступни у сваком тренутку за сваког члана тима да одговори на питања.
Често мерите напредак пројекта. Ваш посао је да завршите пројекат на време, у оквиру буџета и очекивања заинтересованих страна. Многи пројекти, медјутим, пате од будзетског расцјепа и опсега пузања. Јасон Вестланд, аутор и извршни директор фирме за управљање пројектима Метход123, каже да би буџет пројекта требао бити живи дио пројекта који се континуирано разматра са тимом и кључним заинтересираним странама током цијелог трајања пројекта. Ако редовно процјењујете напредак и комуницирате са својим тимом, требали бисте бити у могућности рано идентификовати проблеме са буџетом и опсегом и извршити потребне исправке.
