Било да сте домаћин корпоративног одмора, конвенције или неког другог посебног догађаја, гостујући предавачи могу да понуде вашој публици нове перспективе и корист од стручности. Контролна листа може помоћи организирати аранжмане тако да све тече глатко. Ради организације, подијелите контролну листу на подручја: путовања, финансије, технологију, адресу и потребе говорника. Домаћин и говорник могу креирати контролне листе у овим категоријама како би се осигурало да догађај нема компликација.
Туристички аранжмани
Гостујући говорници, било плаћени или волонтери, обично морају путовати до ангажмана који говори. То може укључивати велике планове путовања, као што су авионске карте и хотел, или једноставна вожња аутомобилом. Организација домаћин је да се договори. Сазнајте одакле долази говорник, какву врсту пријевоза ће јој требати и које су јој склоности за вријеме доласка и одласка.Такође, добијте релевантне информације говорника, као што је датум рођења, који је потребан за неке резервације. Затим, контролна листа треба да укључи резервисање путовања - резервисање хотела ако је потребно и организовање транспорта на земљи, као што је аутомобил. Додајте напомену да потврдите све аранжмане неколико дана прије ангажмана. Контролне листе говорника треба да укључе и пружање информација домаћину и потврђивање детаља.
Финанциал Аррангементс
Ставке на контролној листи домаћина треба да укључе потврду да је плаћање извршено говорнику. Често се говорницима плаћа дио прије догађаја као врста задржавања и дио након успјешног завршетка ангажмана. Ако је то случај, направите двије ставке контролне листе да не заборавите. Финансијски контролни списак говорника треба да укључи пружање домаћину свих релевантних детаља, као што су адреса или број рачуна за директни депозит, као и потврда да је плаћање извршено.
Технолошке потребе
Многи гостујући предавачи користе технологију као дио своје адресе. Гости треба да направе листу свега што им је потребно - укључујући лаптоп рачунаре, графоскоп и екране, каблове, показивач, микрофон и тако даље. Домаћин треба тражити ове информације и додати практичне предмете, као што су каблови за напајање, резервне лаптопове и техничку особу за рјешавање било каквих проблема.
Говор и материјали
Организације домаћини треба да разјасне оно што траже од говорника. Ово може укључивати одређену тему на коју се треба обратити, или више практичних детаља, као што је дужина адресе. Направите листу свега и пошаљите је говорнику. За говорника, ова контролна листа треба да укључи завршавање и уређивање адресе. Говорник такође треба да одјави креирање дупликата копија говора и пратећих материјала, као што је ПоверПоинт. Домаћин и говорник треба да заједно раде заједно како би утврдили да ли ће говорник дати претходну копију адресе, можда за медије или преводиоца за знаковни језик.
Брига за говорника
Овај део контролне листе је за домаћина, а не за говорника. Ваш говорник треба третирати као ВИП за догађај. Доделите особу да делује као веза и руковалац за говорника, и дајте говорнику информације о контакту додељене особе. На дан догађаја, осигурајте да руковалац зна гдје треба поздравити говорника и пружити све потребне надоградње догађаја и важне детаље. Водич такође треба да упозна говорника са важним особама у организацији. Додајте ставке на контролну листу која осигурава удобност говорника током догађаја, као што су боце воде на подијуму. На крају, додајте ставке контролне листе да бисте се подсетили да захвалите говорнику након догађаја - можда руком написаном биљешком или цвјетним аранжманом - и да финализирате било какве уплате.
