Контролна листа ИСО 9001 је алатка, једна од многих у ревизорском алату, која се користи за процену система управљања квалитетом организације. Размотримо аналогију која упоређује КМС са планом столара и ревизором грађевинског инспектора. Циљ је да се процени рад који се ради у поређењу са начином на који нацрт каже да треба да се уради, као иу поређењу са грађевинским прописима - или, у овом случају, захтевима ИСО 9001. Контролне листе треба да буду осмишљене да помогну у тој процени, а не да додају бирокрацију.
Доцументатион Ревиев
Контролна листа може бити дизајнирана да изврши преглед документације. Након потврђивања да је процедура контроле докумената у организацији као што је написана задовољава захтјеве ИСО 9001, дизајнирајте контролну листу повлачењем одређених ставки из те процедуре. Фокусирајте се на саму контролу докумената, са само једним или два питања која се односе на ИСО 9001 захтеве специфичне за процес који се ревидира. Довољно је питати: "Која ИСО 9001 клаузула се односи на Процесс АБЦ?" и "Да ли процес АБЦ испуњава те захтјеве?" Није потребно преписати цијели стандард као питања на контролним листама.
Одговорност и посвећеност менаџменту
Контролна листа може бити посебно дизајнирана за ревизију управљања. Контролна листа може да идентификује сваку клаузулу која наводи услов као директну одговорност руководства и друге релевантне ставке, као што су планирање људских ресурса и инфраструктуре. Ова контролна листа се може користити у почетку током интервјуа са руководством, а затим завршити током ревизије док се докази процењују широм организације.
Траининг & Цомпетенце
Контролна листа може навести ревизоре да запамте универзално примјењиве захтјеве, као што су обука и стручност. Када прате траг ревизије који покрива друге клаузуле, ови захтјеви понекад могу бити занемарени и захтијевају наставак активности прије него се ревизија може затворити. Контролна листа може помоћи да се осигура да ревизори траже доказе да су запосленици компетентни за послове које обављају на основу образовања, обуке, вјештина и искуства. Једнако је важно потврдити да се акциони планови развијају и проводе како би се осигурало да запосленици постигну потребне нивое компетенција.
Оутсоурцед Процессес
Ставке контролне листе треба да покрију екстернализиране процесе. Ово се може комбиновати са универзално применљивим захтевима који су горе наведени. Пословица "из вида, из ума" може узроковати да и ревидирани субјекти и ревизори забораве да се складиштење за програме А, Б и Ц још увијек обавља на лицу мјеста, али за програм Кс ту функцију сада обавља логистички провајдер треће стране. ИСО 9001 специфично захтева да се екстернализовани процеси контролишу како би се осигурало да испуњавају сопствене захтеве организације за управљање квалитетом.
Мониторинг & Меасуремент
Контролне листе треба да обухвате мјерење ефикасности процеса и трендове праћења како би се процијенила способност КМС-а. Мјере могу укључивати сложене статистичке контролне податке процеса или могу бити једноставне као број интерних или екстерних жалби купаца. Контролне листе треба да омогуће ревизорима да идентификују које метрике постоје и које трендове су открили од претходне ревизије. Контролне листе такође треба да подсећају ревизоре да траже доказе о предузетим мерама за исправљање негативних трендова.
Додају вредност
Контролне листе за ревизију треба да додају вредност а не да постоје само ради испуњавања захтева процеса интерне ревизије. За ревизора је важније да прати траг ревизије који се представља током ревизије него да прати контролну листу. Неискусни ревизори могу изгубити из вида такве трагове када се превише ослањају на контролне листе.
