Обраћање пословног писма једној особи је релативно једноставно. Уписујете име и адресу особе у формату америчке поште и пратите "Поштовани господине / госпођице / госпође". Када треба да се обратите више прималаца у истом пословном писму, ствари се компликују. У зависности од локације примаоца, или ћете појединачно адресирати сваког примаоца или ћете употребити ознаку "копија" - "цц" - на дну слова.
Више људи, иста адреса
Када се обраћате вишеструким примаоцима у истој организацији, нема потребе да поновите адресу више пута. Једноставно напишите име и наслов сваког примаоца, а затим и појединачну адресу компаније. Требало би да изгледа овако:
Госпођа Мари Харрис, извршни директор
Г. Роберт Мартинез, директор установа
Др. Пхилиппа Беннетт-Прице, финансијски директор
Ацме Лимитед
123 Ацме Стреет
Лекингтон, КИ 40505
Ваш поздрав онда треба да наведете имена у истом редоследу као и адреса, након чега следи двоточка (":"), на пример "Драга госпођо Харрис, господин Мартинез и Др. Беннетт-Прице:" Писање "Драга Мари, Роберт и Пхилиппа: "је сасвим у реду ако сте на првом месту. Љубазно је послати свакој особи посебно писмо и омотницу, тако да одштампамо и потпишемо оригиналну копију за сваког примаоца.
Више људи, другачија адреса
Када се истим словом одете на више прималаца на различитим локацијама, свака особа добија индивидуално адресирано писмо. Назначите да сте писмо послали другим људима стављајући "цц:" на дно слова испод линије потписа, праћено именима других прималаца по абецедном реду. "ЦЦ" означава копију, позивајући се на угљенични папир који је коришћен за израду додатних копија докумената пре проналаска фотокопирног уређаја - данас, користимо израз "љубазност копија". Обавезно ревидирајте линију "цц:" у сваком писму тако да сваки прималац зна ко су сви други примаоци. Укључите њихове адресе ако ће то бити корисно за вашег примаоца.
Када има много адресата
Када имате много прималаца, као што су чланови одбора, можда је прикладније да припремите једно писмо упућено групи и поставите блок за дистрибуцију на крају писма. Прихватљиво је поздравити веће групе као тијело људи, на примјер, "Драги односи с инвеститорима" или "Поштовани чланови Одбора". Ако се писмо интерно дистрибуира унутар ваше организације, добро је користити неформални поздрав "Драги сви".
Реч опрезности
Иако постоји одређени етикет за адресирање писама вишеструким приматељима, не постоје строга правила. Ваша компанија може имати свој властити стил који може или не мора слиједити традиционалне стандарде. Доследност даје добар утисак о Вашем бренду, па проверите да ли сви ваши запослени прате исти стил у свакој пословној комуникацији.
