Формална пословна комуникација се налази на меморандуму компаније и обично садржи потпис потписа испод завршног поздравног позива. Формат за ову врсту пословне комуникације је једноставан; међутим, писмо које захтијева потписивање више од једне особе мора бити састављено и обликовано на мало другачији начин како би се објаснило зашто писмо садржи вишеструке потписе и даје простор за више од једног потписа.
Формат традиционалног блока
Пословна кореспонденција треба да буде у традиционалном блок формату, што значи да је датум два слова испод заглавља; име и адреса примаоца су два реда испод датума; линија предмета је два реда испод адресара и на крају, два реда испод линије предмета је поздрав. Прихватљиви поздрави за формалну пословну кореспонденцију су "Драга госпођице Смитх," "Драги господине Јонес," "Господо", или једноставно, "Поздрав." Последњи пример је користан када је ваше писмо намењено вишеструким адресарима мешовитих полова. Традиционални формат блока значи да параграфи нису увучени са сваком линијом у равнини са левом маргином.
Разлог за више потписа
Док особа којој се обраћате дописивање можда већ зна зашто постоји више потписника, мудро је поновити разлог у тексту вашег писма. Случајеви у којима писмо може захтијевати вишеструке потписе, укључују комуницирање акције која захтијева ауторизацију више од једне особе или изражавање колективних погледа неколико особа које подржавају поруку коју ваше писмо преноси. На пример, можете написати: "У име извршног тима АБЦ компаније, ово писмо наводи консензус који смо постигли након разговора о вашем писменом захтеву да се запосли додатно особље за људске ресурсе." У првом параграфу писма наведите разлог ваше комуникације и разлог зашто писмо садржи више потписа. Следећи параграфи вашег писма су, наравно, у равни са левом маргином.
Завршни поздрав и блокови потписа
Завршни поздрав би требао бити онај који је прикладан за формално пословно писмо, као што је "Врло истинито", "С поштовањем" или "С поштовањем". Завршни поздрав започиње два реда испод задњег параграфа.
Ако имате само два потписника, прескочите четири размака у редовима који имају довољно простора за писани потпис, и унесите име првог потписника у равнини с лијевом маргином. У реду испод имена потписника, упишите његову позицију или наслов. Прескочите још четири размака за име и позицију или титулу другог потписника. Име и назив особе која заузима више место у организацији треба да буде први блок потписа.
Ако имате три потписника, прескочите четири размака и укуцајте име потписника 1 у равнини с лијевом маргином. Таб изнад и упишите име Сигнер 2; поново пређите и укуцајте име Сигнер-а 3. Прескочите низ један ред и укуцајте позицију или наслов Сигнер-а 1, картицу изнад и урадите исто за Сигнер 2 и Сигнер 3 тако да су њихови наслови директно под њиховим типканим именима.
За четири потписника, прескочите четири празна простора и упишите име Сигнер 1 у равнини с лијевом маргином. Пређите на средину странице и упишите име Сигнер 2; прескочите на следећи ред и упишите положај или назив Сигнер 1 и Сигнер 2 директно под њиховим именима. Прескочите још четири размака и поновите формат за Сигнер 3 и Сигнер 4.
Шири свој нацрт
Пошто састављате писмо у име више особа, добра је пракса да се нацрт дистрибуира пре него што затражите њихове потписе. Реците им да их поздрављате и да шаљете нацрт путем е-маила или појединачно. Када се сви сложе о садржају и достављању поруке, припремите коначну верзију и нека сви знају да ћете је лично доставити ради потписивања.
