Писање пословних писама може бити тешко. Сједнеш да брзо одбијеш писмо и боом, у поздраву. Писање једној особи има довољно проблема ако не знате име особе или пол. Када додате неколико људи, питања се множе. Колико људи пишете? Два, три или гомила? Да ли их знате по имену? Да ли су то ваши блиски пријатељи или пролазници? Срећом, постоје правила и смјернице за све ове ситуације.
Писање на два или три
Ако пишете за два или три, то је једноставан одговор: Једноставно напишите њихова имена. Ако их добро познајете и налазите се на бази имена, можете користити њихова имена, као што су "Драга Вилл, Киерстен и Пат."
Ако их не познајете добро, или нисте сигурни да ли би било прикладно, користите више формалности: "Драги господине Сотхерс, госпођа Тхомпсон и госпођа Црумп." Генерално, нећете бити криви за то што сте превише формални, али обрве ће порасти ако сте превише неформални.
Писање у групу
Када пишете више од три особе, исписивање имена изгледа гломазно. Људи имају тенденцију да се осећају као да су само један од дугачког списка. Боље је користити групни појам попут "Драги тим" или "Драге колеге". Чудно је како се изговарањем имена групе може учинити да се осјећају као људи из гомиле, али "Драги тим" чини да се осјећају као да припадају групи; они су део тима. "Драге колеге", кажу да их сматрате достојним да будете колега, једнак и вредан учесник.
Међутим, немојте користити "Драге колеге" када пишете људима који су старији од вас. Технички, они су ваши надређени, а не ваше колеге. Али ако су и они у тиму, онда би "Драги тим" добро функционисао.
Како именовати имена
Пишите људима по имену ако је икако могуће. На пример, ако вам је неколико особа писало о некој теми и желите да пишете натраг, потрудите се да пронађете и користите њихова имена. Ако се пријављујете за посао, или сте у некој другој ситуацији у којој желите некога импресионирати, откривање њихових имена показује да бисте уложили додатне напоре и на свом послу, ако сте запослени. Да ли познајете некога у компанији који би могао сазнати имена особља које је укључено у људске ресурсе?
Друга идеја је да одете на веб страницу организације и видите да ли је директор или управник одјела наведен. Ако је то једино име које видите, можете се обратити писму као: "Драги г. Бурнс и колеге" или "Драги г. Бурнс и чланови комисије за избор." Ако не пронађете конкретна имена, писање "Поштовани чланови комисије за избор" ће бити сасвим у реду. Док можете писати, "Драги селекциони одбор", додајући да "чланови" дају посебан додир. "Чланови" признају да их видите као појединце, а не само као један велики анонимни одбор.
Геттинг Ароунд Гендер
Са именима као што су Јохн, Марианн, Ваине и Даиси, лако је рећи њихов род. Друга имена вас могу навести да нагађате, као што су Цари, Адриан, Пат, Сам, Цхрис, Древ и Алек. Понекад их њихово писање одаје. На пример, Адриан је обично мушкарац, док је Адриенне жена. Али имена пркосе општим правилима правописа, па ако не знате, немојте претпостављати.
Ако неко кога познајете познаје дотичну особу, можда ћете моћи да сазнате. Такође, проверите веб страницу да бисте видели да ли је особа написана и да ли се она односи на њега или њу. Општа претрага за интернетом би такође могла дати одговоре. Ако све то не одговори на родно питање, прихватљиво је написати "Драги Цхрис Траинор".
Коме или не
Док "За кога се тиче" звучи круто и врло формално, још увек је прихваћени поздрав за употребу када немате појма коме пишете.
С друге стране, "Драга господо" је застарело. То је замка за граматику која је остатак дана када су бизниси били мушки домен. "Драга господо" данас је неприкладно када ваше писмо може бити добро примљено од стране жене. "Драга господо или мадам" барем признају да жена може бити један прималац, али ипак звучи старомодно. Пре свега, нико се више не обраћа као господин или госпођа, осим можда њиховог батлера или возача. Ако немате имена и немате појма о њиховом роду, покушајте нешто друго, као што су "Поздрави" или "Здраво". Оне звуче пријатељски и родно су прикладне.
Начини су важни у е-пошти, превише
У свим, осим у већини формалних случајева, прихватљиво је послати е-маил писмо уместо слања писма. Многи послови нуде одговор на емаил. Е-пошта је опуштенија комуникација, али као у пропратном писму, правила граматике и етикете и даље важе. Грешке и правописне грешке ће бити примећене и ви ћете бити суђени од стране њих.
Исте смернице се примењују када се пише за две или три особе или групу. Када шаљете е-пошту, важно је да адресе е-поште ставите у поље "бцц", а не у поље "То". Многи људи не желе да њихове адресе е-поште постану јавно познате, поготово када је тако лако прослиједити е-пошту са свим контактима за све. "бцц", што значи "слепа копија", значи да можете да видите адресу, али други примаоци не могу.
