Током многих векова, уговори су постали универзални начин успостављања правно обавезујућег споразума између две стране. Управљање уговорима подразумијева управљање односима између ентитета, као што су клијенти, партнери, добављачи или особље. Процедуре укључују детаље о вођењу преговора, имплементацији, престанку и обнављању активности.
Елементи процедуре
Ваш циљ у управљању уговорима је да максимизирате профит и минимизирате ризик. Јасно дефинисане процедуре олакшавају координацију између укључених страна. Комерцијални уговори укључују рачуне, налоге за куповину и уговоре о партнерству. Спроводити процедуре управљања уговорима користећи системе компјутерског софтвера или једноставно документовати као приручник.
Ваше процедуре треба да дефинишу како су специфицирани захтеви за производе или услуге. Придржавање спецификација уговора често представља основу за одређивање квалитета. Различити пословни захтјеви доводе до измјена уговора, што је дозвољено процедурама управљања уговорима. Успоставите свеобухватне процедуре управљања уговорима како би се, ако се појаве спорни рачуни и неиспуњена обавеза, ријешити брже јер су ваши уговори робусни.
Побрините се да поштујете статуте и прописе који регулишу језик уговора и права и одговорности укључених. Док се једном једноставно руковање сматрало правно обавезујућим, модерне компаније се сада ослањају на низ правних докумената за обављање послова. Документирајте како да генеришете четири главне врсте уговора: фиксне цене, надокнадиви трошкови, делимично дефинисани уговори и писма. Процедуре за развој уговора и управљање за сваку врсту треба да наведу како да се наведе цена, дефинише обим, одреди распоред испоруке, процени ризик за сваку страну, и опише све текуће пословне односе (ако је релевантно).
Припремите се за руковање различитим сценаријима. За уговоре са фиксном ценом, додатне процедуре треба да одреде олакшавајуће услове, као што је како написати уговор ако тачна количина материјала није позната или се активност протеже на дужи временски период. Неке индустрије, као што је грађевинска индустрија, укључују подстицаје у уговорима како би мотивисали оперативну ефикасност. Процедуре повезане са уговорима који се могу надокнадити трошковима дефинишу како да се одреде услови тако да купац преузме финансијски ризик од продавца пристанком на цену која покрива (обично) све трошкове плус накнаду. Правила за праћење ових врста уговора (које обично користе непрофитне агенције или пословни партнери за које финансијска добит није примарни циљ) укључују јасне изјаве о очекивањима. Успоставити процедуре за делимично дефинисане уговоре и писма. Улагање времена и труда у развој свеобухватних процедура осигурава несметано одвијање операција ваше компаније.
