Организације које имају процес управљања уговорима могу уштедјети вријеме и новац и стога имати предност на тржишту. У средишту здравог процеса управљања уговорима је централна локација гдје је сваки језик уговора лако доступан.
Анализирајте уговор
Прегледајте уговор како бисте осигурали да садржи све релевантне информације. Чврст уговор јасно дефинише улоге и одговорности организација и појединаца. Требало би детаљно описати све временске оквире и рокове, утврдити како ће се мјерити резултати и јасно одредити аранжмане плаћања.
Разумите позадину
Узимајући времена за расправу унутар организације, улога пружатеља услуга и однос који је развијен помоћи ће у дефинисању услова уговора. Ако је потребно, састајте се са пружаоцем услуга да бисте идентификовали нека отворена питања. Чврст однос са пружаоцем услуга може помоћи у обликовању уговора који је користан за обје стране.
Успоставити протоколе за праћење
Побрините се да постоје системи за прикупљање података, праћење рокова, извештавање о учинку и организовање књиговодства. Добро дефинисане процедуре штеде време и новац.
Набавите неопходну документацију
Важно је на почетку уговора идентификовати све потребне лиценце и документацију, потврдити да су све информације актуелне и да дијеле ове информације са пружатељем услуга.
Обавестите све стране
Чланови тима за управљање уговорима и други актери треба да буду обавештени у почетку о својим одговорностима у процесу уговора. Одговорности током трајања уговора треба јасно да се дефинишу тако да сви чланови тима разумију своје одговорности.
Манаге Иссуес
Када се уговор потпише, треба ријешити сва неријешена питања како не би узроковали проблеме током трајања уговора. Нерешена питања у вријеме потписивања уговора треба бити записана и договорено рјешење и временски оквир. Ово је такође добар тренутак да се идентификују ставке уговора које ће бити остављене за будући развој. Било која ставка која захтијева варијацију почетног уговора треба пажљиво евидентирати и управљати.
Процијените транзицију
Прелазна фаза ће бити присутна у неким уговорима. На крају ове фазе, стране се требају састати како би процијениле укупну успјешност уговора. У неким случајевима, прелазни период је када се утврде коначни детаљи уговора; у овим случајевима, темељна процјена пријелазног периода је критична. Ово је уједно и вријеме за одређивање уговорних аранжмана као што су ресурси који ће бити потребни.
Оцените перформансе
Управљање перформансама треба да буде континуирано током трајања уговора. Континуирана процјена података о учинку, наставак рада и исправљање онога што није, помоћи ће да се поново створе увјети уговора који ће користити свим странама.
Манаге Вариатионс
Сви уговори треба да садрже одредбе за варијације, које би требало да буду дозвољене само у одређеним случајевима. Варијације уговора треба увек да буду дефинисане писменим путем формалним амандманом. За све варијације треба да постоји стандардни процес управљања променама.
