Као пројектни менаџер, након завршетка вашег пројекта, морате осигурати да исход пројекта испуни очекивања. Затим ћете морати да попуните неке завршне документе и затворите пројекат. Типичне процедуре укључују добијање одобрења, пренос власништва и пуштање производа у производњу. Обично се пријављујете на пројекат као завршен провођењем тестирања како би се осигурало да је тим завршио рад и ажурирао извјештаје о статусу како би означио завршетак.
Спровести тестирање прихватљивости. Методе неформалног прихватања укључују завршетак инсталације или догађаја. Формалне методе прихватања укључују тестирање корисника на основу критеријума успостављених у раној фази планирања пројекта. На пример, пројекти развоја софтверских апликација обично укључују функционална, системска и корисничка тестирања да би доказали да производ ради како је планирано. Ако корисници открију да производ не задовољава њихове потребе, они одбијају испоруку, а ревизије се морају извршити прије него што се пројект заврши.
Направите документ за одјаву. Овај споразум о прихватању наводи критеријуме успеха пројекта. На пример, направите контролну листу за тестирање система извештавања осмишљеног да омогући снимање времена проведеног на волонтерском раду запослених. Корисници морају потврдити да могу користити форму засновану на интранету да би послали и прегледали само своје сате на одабраним активностима. Менаџери би требало да буду у могућности да прегледају поднеске запослених под њиховим надзором. Апликација треба да пошаље е-маил и менаџеру и запосленом да их обавести о подношењу. Запослени би требало да могу да захтевају да се додатне форме додају обрасцу за подношење.
Прибављање коначног одобрења пројекта од клијената, спонзора и заинтересованих страна. Ови људи могу потписати папирне копије уговора о прихватању или користити онлине шаблоне или обрасце, као што су они које обезбеђује Мицрософт Оффице вебсите. На пример, користите ИнфоПатх форму да визуелно прикажете статус пројекта помоћу условног форматирања које приказује и сакрива слике на основу статуса пројекта.
Савети
-
Уместо процедуре за одрицање од папира, пошаљите е-поруку. На пример, користећи Мицрософт Оутлоок, притисните тастере „ЦТРЛ / Н“ да бисте креирали нову поруку. Из менија „Опције“ кликните на дугме „Користи дугме за гласање“. Изаберите опцију "Одобри". У пољу „Предмет:“ упишите кратак опис пројекта на којем желите да се прималац е-поште пријави. Можете уметнути додатни текст, графику или документе. Кликните на дугме “Пошаљи”. Ваши примаоци добијају е-маил поруку са директивом на „Гласајте кликом на Гласујте у групи Одговори изнад.“ Кликните на дугме „Праћење“ на вашој оригиналној поруци да видите ко је одобрио и ко је одбио.
