Писање извештаја о пројекту може бити тежак задатак ако не почнете са организационим планом. Пројектни извјештаји обично садрже исте основне елементе који пружају читатељима информације о циљевима, плану, буџету и исходима пројекта. Користећи неколико основних техника писања извештаја, можете креирати ефективан пројектни документ који показује да су ваши вршњаци организовани и који су у стању да доставе важне информације.
Одредите коју врсту пројектног извештаја ћете писати. Заједнички пројектни извјештаји укључују приједлоге, опсег препорука за рад, ажурирања статуса, анализе варијанце и коначне прегледе и препоруке. То ће вам помоћи да доставите тачне информације које желе ваши чланови тима, супервизор или друге заинтересоване стране.
Напишите опис свог извјештаја. Укључите насловну страницу, страницу са садржајем, сажетак, главно тијело и додатак. Одлучите које ћете категорије информација адресирати. У зависности од врсте извештаја који пишете, они могу укључивати циљеве, методологију пројекта, особље, потребне ресурсе, трајање, мјерила успјешности, буџет, одступања, резултате, рокове, исходе и препоруке.
Прикупите информације потребне за комплетирање сваког одељка. То може захтијевати вођење интервјуа са људима који траже пројекат, особље које ради на пројекту и заинтересоване стране које су циљ пројекта, као што су клијенти, интерни запосленици или продавци и добављачи. Набавите историјске податке, као што су претходни обим продаје, буџети, нивои учешћа и демографски подаци.
Напишите први нацрт резимеа, који је кратак преглед извјештаја. Ово би требало да укључи разлог зашто читалац добија извештај, основне карактеристике извештаја и препоруке. Немојте укључивати прецизније детаље у резиме, који је често преглед на пола странице. Наведите детаље и подршку у главном извештају пројекта.
Напишите сваки дио извјештаја користећи своје податке и интервјуе. Организујте секције користећи логички редослед. На пример, не почињте са буџетом док не објасните компоненте које су потребне за пројекат. Ово ће вам омогућити да избегнете да објасните сваки трошак и зашто је потребно два пута. Немојте навести имена особља које ради на пројекту док не наведете компоненте пројекта. За секцију варијанце, укључите оригиналне изузете резултате, а затим стварне резултате.
Завршите извештај са резимеом и препорукама на основу ваших налаза. Користите податке како бисте подржали своје закључке и препоруке. Упутите читаоце на додатак вашег рада, који ће садржати детаљне информације о подршци, као што су детаљни буџети, графикони, графикони и други технички подаци.
Прегледајте свој сажетак да бисте утврдили да ли би било који од ваших почетних сумација требало да се промени на основу информација које сте открили приликом писања извештаја. Напишите коначну верзију резимеа.
Саставите информације у свом додатку и ставите их редоследом који се појављују у вашем извештају. Вратите се свом извештају и укључите фусноте или бројеве страница да бисте читаоце упутили на информације о додатку.
