Према он-лине лабораторији за писање на Универзитету Пурдуе (ОВЛ), меморандуми су написани како би истакли или ријешили проблеме. Школа бизниса Универзитета Нортхерн Кентуцки изјављује да би меморандуми требали да комуницирају много информација у ограниченом простору. Начин формирања меморандума зависи од компаније, сврхе белешке и прималаца белешки. Интерни дописи особља могу пружити информације, анализе и закључке, информације о радном времену или упутства за правилну употребу опреме.
Ставке које су вам потребне
-
Папер
-
Оловка и оловке
Сазнајте основну сврху и формат меморандума. Записи су обично интерни документи који се користе за комуникацију са особљем. Сврхе могу укључивати подсјетнике о политици, захтјеве за дјеловање, извјештавање о промјени или пружање службених обавијести. Формат белешке садржи наслов, увод, тело, резиме и закључак. Прилози су наведени на дну документа.
Одредите сврху вашег дописа и који ће, ако постоје, бити укључени. Одредите примаоце белешке. Често, супервизори и менаџери добијају копије подсетника и можда постоји захтев да се копија укључи у датотеку. Одредите шта ће меморандум рећи и саставите груби нацрт. Проверите политику компаније за коришћење меморандума који је одобрен за белешке.
Попуните наслов, почевши са „Датум“. Укључите имена и наслове примарних прималаца у одељак „Да“. Ово може бити једна или више особа, или може одредити групу људи, као што су сви менаџери рачуна. У одјељак “цц” унесите имена и наслове оних који ће добити копије дописа. У одељак „Од“ укључите име и назив особе која шаље допис. Укључите у одељак „Предмет“ кратак наслов који описује сврху белешке.
Укључите уводни параграф који објашњава сврху меморандума, даје позадину за ту сврху и даје преглед онога што ће уследити у наредним параграфима. Укључите упозорење за читаоце ако меморандум садржи правила или друге критичне информације.
Укључите информације у тело или главни текст дописа који се проширује на увод и преглед. На пример, обезбедите позадину која води до промене политике. Одвојите и наручите параграфе према садржају. Користите кратке параграфе током читаве белешке. Овај одељак може бити један или два пасуса или неколико страница, у зависности од сврхе белешке.
Уметните резиме и закључак. Сажетак можда није потребан за меморандуме од једне странице, али може бити од помоћи с дугим документима који садрже сложене информације или упутства. Затворите се тако што ћете се захвалити читаоцу и понудити вам помоћ у одговарању на питања или објашњавању садржаја дописа. У недостатку резимеа, укључите кратак сажетак у завршном параграфу. Обавестите читаоце да ли су садржаји меморандума поверљиви.
На крају белешке забележите листу прилога поменутих у белешци. Користите речи “Аттацхед” или “Енцлосед” да бисте означили листу прилога. Не укључујте прилоге који нису наведени у допису.
Потпишите допис. Писци белешки обично уписују почетне белешке или се потписују у одељку о наслову, поред уноса „Од“. Формални допис може захтијевати потпуни потпис и датум на крају документа.
Савети
-
Прегледајте копије подсетника компаније да бисте сазнали стил и обликовање. Питајте да ли је за слање дописа потребно одобрење.Проверите све чињеничне информације пре него што их укључите у допис. Замолите некога да прочита ваш допис.
