Надокнада за километражу у Калифорнији је регулисана и Законом о раду, чланом 2802 и Правилником о прописима Калифорније, насловом 8, чланом 13700-13702. Ако Калифорнијски послодавац захтева од запосленог да вози на службеном предузећу, мора или да обезбеди возилу возило, за које су покривени сви трошкови, или да надокнади запосленом трошкове вожње. Калифорнијски закон пружа послодавцима одређену флексибилност у одређивању тачно начина на који се запосленима надокнађује километража и трошкови везани за вожњу.
Басиц Милеаге Реимбурсемент
Према Калифорнијском закону, надокнада километраже је дефинисана као износ који се исплаћује запосленима за све "неопходне трошкове настале у раду возила која је запосленик обезбиједио за рад". Надокнада километраже није ограничена на трошкове гаса, већ мора надокнадити запосленом додатне факторе као што су амортизација возила, поправке и трошкови осигурања. Редовно путовање запосленог се не може надокнадити, осим ако послодавац не постави ограничења запосленом током путовања, захтева да запослени буде доступан за посао или га упућује да обавља посао на путу. Калифорнијски закон захтева од послодавца да води дневну евиденцију о надокнадивој километражи, и такође обавезује да се исплата надокнаде мора извршити до краја месеца који следи месец у коме је дошло до вожње или када је запослени поднео захтев. У предмету Гаттусо против Харте-Ханкс Схопперс, Инц (2007) суд је утврдио да постоје три прихватљива начина да послодавац из Калифорније може надокнадити трошкове километраже - метода „стварни трошак“, метода „надокнаде километраже“ и „паушални износ“ "метод.
Метод 'Стварни трошкови'
У методу стварних трошкова запослени морају послодавцу доставити детаљне податке о трошковима. Ови записи би обухватали стварне трошкове за сваку компоненту надокнаде за управљање возилом и требали би укључити пропорционалне трошкове као што су гуме, нафта, осигурање и амортизација. Запослени треба да израчуна део укупног времена вожње који је повезан са радом и да користи тај проценат за израчунавање процијењених износа. Запослени би такође обезбедио трошкове гаса. Иако је овај метод вероватно најпрецизнији, захтева детаљно извештавање од стране запосленог и дуготрајну проверу чињеница од стране послодавца.
'Метода надокнаде километраже'
Да би се донекле смањио терет извјештавања, али ипак обезбиједити правичну накнаду запосленима, послодавци могу користити методу надокнаде километраже. Овај метод обезбеђује месечну надокнаду трошкова засновану на стопи надокнаде километраже Службе за интерне приходе, за коју се сматра да је разумна стопа надокнаде за све трошкове настале приликом вожње. Ако се запослени или послодавац не слажу да је стопа прихватљива, плаћање се може разликовати од стопе ИРС-а - али терет је на страни која се жали да докаже зашто би то требало бити случај. Према методи надокнаде километраже, записи о свакој превоженој миљи и датум вожње, морају се и даље чувати.
Метода "Лумп Сум"
Метода "паушалног износа" надокнаде омогућава послодавцу да компензира раднике за трошкове вожње повећавајући њихову укупну накнаду. То би могла бити одређена исплата - која се често назива "ауто одобрење" - или повећање основне накнаде. Ако послодавац повећа основицу или провизију, послодавчева је одговорност да идентификује износ накнаде која је намијењена да надокнади запосленику трошкове за возила. Опција паушалног износа може бити погодна када запослени често обављају иста путовања из разлога везаних за посао.
