Мониторинг и евалуација процедура набавке је саставни дио управљања организацијом. Процес набавке заслужује висок ниво пажње од стране менаџмента како би се осигурало да не постане жртва преваре и корупције. Процедуре набавки морају укључивати ефективне контроле како би се постигла одговорност и транспарентност. Континуирано праћење и оцјењивање процеса набавке од стране менаџмента успоставља интегритет и усклађеност са законима и етичким стандардима.
Идентификујте интерне контроле које постоје и да ли контроле функционишу како је пројектовано. Не би требало да постоји могућност да било која контрола буде надјачана. Кључне интерне контроле за процјену укључују подјелу дужности, надзорне контроле, контроле примања, контроле ауторизације и контроле снимања.
Развити контролну листу усклађености како би се утврдило да ли се поштују процедуре набавке. Контролна листа треба да буде направљена у сарадњи са запосленима и руководством. Учествовањем у изради контролне листе, запослени се у суштини обучава и има већу свест о процесу. Добра контролна листа за усклађивање јача постојеће процедуре и преводи циљеве правичности, отворености и конкуренције.
Извршите процену ризика да бисте мапирали или идентификовали могуће проблеме, слабости или подручја високог ризика. Идентификовањем индикатора или „црвених заставица“, организација може осигурати да постоје одговарајуће интерне контроле како би се спријечиле неправилности. Идентификовањем ризика, сукоби интереса и учесталост преваре и корупције могу се ограничити.
Пратити специфичне набавке кроз цео процес набавке. Размотрити да ли је набавка обезбиједила отворену конкуренцију и да ли је била транспарентна и слободна од дискриминације одређених добављача. Утврдите да ли је кориштени метод набавке био прикладан за набављену робу или услугу и осигурајте да је она адекватно документирана.
