Набавка пројекта је куповина или продаја производа или услуга за обављање разних послова како је дефинисано у пројектној документацији. Постоји неколико корака како би се осигурало да се ово уради исправно. Према глобално признатим стандардима које је поставио Институт за управљање пројектима (ПМИ) у књизи "Водич за тијело за управљање пројектима" (ПМБОК), постоји шест група процеса које се директно односе на управљање набавкама. Ове групе процеса укључују сваки аспект уговора од прикупљања информација до закључења уговора.
План набавки
Процес планирања набавки одвија се у фази планирања пројекта. У овом процесу, ПМ ради са тимом да планира шта ће се купити и / или купити. Коришћени алати и технике су анализа „направи или купи“, стручна процена и врсте уговора. Циљ је постати што је могуће више образован у свим могућностима. Када се овај процес заврши, тим ПМ може почети да сужава кључне информације.
Уговарање плана
Уговарање плана може се дефинисати као коришћење информација из фазе планских набавки како би се сузиле информације и идентификовали потенцијални продавци. То се дешава у фази извршења пројекта. Алати и технике који се користе током овог процеса су стандардни формулари и стручне процене.
Захтевајте одговоре продаваца
Управљати набавкама у фази извршења пројекта. Тим ПМ је успоставио јасну слику о томе шта ће бити потребно да се уради пројекат. Тим прикупља и разматра понуде, понуде и предлоге како би донио информисану одлуку. Алати и технике које се користе током овог процеса укључују конференције понуђача, оглашавање и квалификовану листу продаваца.
Изаберите продавце
Када тим одлучи, они бирају продавце и почињу преговоре о уговору. Постоји неколико алата и техника за овај процес. Они укључују систем за мерење, независне процене, систем прегледа, преговоре о уговору, систем рангирања продаваца, технике експертске процене и технике процене предлога. Ови алати и технике помажу тиму да измери све факторе и донесе информисану одлуку.
Администрација уговора
Управљање уговором се дешава током фазе мониторинга и контроле пројекта. Ово је место где се посао обавља. Главна функција ПМ-а је да управља односима између купца и продавца и осигура да су испуњене уговорне обавезе и услови. Алати и технике који се користе током овог процеса су систем контроле промена уговора, прегледи извршених купаца, инспекције и ревизије, извештавање о учинку, систем плаћања, администрација захтева, систем за управљање документима и информациона технологија.
Затварање уговора
Процес затварања уговора се дешава у завршној фази пројекта. Рад је завршен и сада ће тим затворити сва отворена питања, као и прегледати уговор како би се осигурало да су сви услови испуњени и да су све измјене које су затражене током пројекта завршене и да одражавају измјене уговора. ПМ ће користити два алата и технике за овај процес, ревизију набавки и систем за управљање документима. Вођење евиденције о наученим лекцијама помоћи ће у будућим пројектима.
