Постоје бројне процедуре и процеси набавке, али постоје неке процедуре које треба да буду заједничке за сва одељења набавке. То укључује избор добављача, тражење информација, достављање понуда, оцјену тендера, додјелу уговора и инспекцију..
Избор добављача
Организације обично имају пожељну листу одобрених добављача коју одржава одељење набавке. То су компаније које су прошле кроз процес селекције и пронашле да најбоље задовољавају потребе компаније.
Рекуестинг Информатион
Када постоји потреба за куповином предмета које тренутни преферирани добављачи нису у могућности да набаве, компанија ће обично истражити тржиште. Захтјев ће бити послан одабраним добављачима који ће бити замољени за понуду. За захтјеве мале вриједности, неформални захтјев за информацијама или захтјев за понуду се шаље идентифицираним добављачима. За предмете веће вредности, пратиће се комплетан тендер. То често може потрајати и до шест мјесеци од идентификације потребе за коначном додјелом уговора.
Тендер Ретурнс
Од добављача се обично тражи да врате своје понуде именованом службенику до одређеног времена и датума. Понуде могу укључивати опис услуге или робе коју понуђач нуди, предложене трошкове за обављање потребног посла или пружање потребних залиха, финансијске информације о компанији и сва питања која је организација купац затражила од потенцијалног добављача.
Евалуација тендера
Када су понуде / понуде враћене, организација која купује обично има одређено вријеме у којем ће процијенити поврате, донијети одлуку о уговору и обавијестити успјешне и неуспјешне добављаче. Прије слања тендерске документације, куповна организација ће развити критеријуме бодовања према којима ће кандидати бити означени и оцијењени. Разматрања као што су цена и квалитет су уобичајени критеријуми оцењивања.
Додела уговора
Након што су тендери оцијењени и оцијењени, добављачи ће бити обавијештени са одобрењем или одбијањем. Успјешни добављачи су такођер писмено обавијештени. Најбоља пракса у области набавке је да се неуспјешним добављачима понуди шанса за разговор. То им омогућава да сазнају зашто њихова понуда није одабрана и да боље разумију будуће тендере.
Закључак уговора
Када је услуга / испорука испоручена, организација која купује ће проверити да ли су испуњени квалитет, количина и спецификација. У овом тренутку, организација ће издати плаћање. У многим случајевима, уобичајена је пракса пост-уговорног састанка између организације која купује и организације која врши набавку. Она пружа шансу свакој страни да понуди повратну информацију и изради пост мортем документ за будуће активности уговарања.
