Политика обрачуна плата описује процес обрачуна плата јер се односи на администрацију плата, мјерење времена, распореде плаћа и начине плаћања. Документоване процедуре обезбеђују јасан и дефинисан процес одобравања, ефикасне активности на платном списку, доступност образаца и одговарајуће контроле. Организација са успостављеном политиком и процедурама на платном списку може осигурати запосленима тачну и правовремену исплату плата и плата.
Значај
Платни списак је један од највећих трошкова у било којој организацији. Политика обрачуна плата успоставља интерне провјере и равнотеже за контролу и заштиту тих трошкова. Смањује учесталост грешака и могућност преваре. У великим компанијама, процес обрачуна плата укључује много времена и ресурса. Процедуре платног списка стварају ефикасност у смислу прикупљања времена, обраде докумената, уноса података, плаћања и вођења евиденције. Укључујући аутоматизацију и напредак у технологији система, процедуре могу бити исплативе и уштедјети новац компаније.
Сврха
Политика платног списка гарантује да ће запослени увек добити исправну плату у право време. Он осигурава да се компанија придржава савезних, државних и локалних закона, посебно оних који се односе на порезе, Медицаре, социјалну сигурност и поштене радне стандарде. Поштовање закона ће помоћи компанији да избегне плаћање казни. Процедуре платног списка такође подржавају имплементацију успостављених структура и система надокнаде, буџета одјела и колективних уговора.
Карактеристике
Политика обрачуна плата дефинише одговорности и одговорности особља и менаџера платног списка. Пошто платни списак укључује поверљиве информације, политика мора да одреди ниво приступа и безбедности. Такође идентификује обуку коју захтевају различите групе запослених. Процедуре платног списка детаљно описују процес од када је запосленик запослен. Они обухватају платне спискове и форме потребне за обраду нових запослења, промене у запошљавању, ажурирање информација, посебне исплате, одбитке, извештавање о времену и прекид.
Разматрања
Да би се ризик од преваре свео на минимум, политика плата мора укључивати интерне контроле. Један облик контроле је раздвајање дужности. На пример, ако постоје два запослена који су укључени у обраду платног списка, један би припремио документе о платном списку, док би други одобрио и одобрио. Ауторитет за одобравање мора прегледати све информације о плаћама и оставити. Друга група или одјел, као што је рачуноводство, може вршити ревизију платних трансакција. Процедуре платног списка такође морају да штите поверљивост информација о платном списку, обезбеђујући да само овлашћена лица имају приступ њима.
Одговорности
Одељење за платни списак је одговорно за управљање радним токовима платног списка како би се осигурала ефикасна и правовремена обрада обрачуна плата. Њиме се утврђују распореди плата и рокови за подношење докумената о платном списку. Особље на платном списку додељује и контролише приступ информацијама у платном систему. Они уносе информације у систем и уносе измене по потреби. Руководиоци морају осигурати да се потребни документи о платном списку испуне и прослиједе у одређеним временским роковима. Запослени су одговорни за преглед плаћања и одбитака, као и за саветовање одељења за обрачун зарада о било каквим разликама. Они такође треба да ажурирају своје информације.
